Акт выполненных работ автосервиса: бланк, образец и как заполнить
Акт выполненных работ — документ, которым автосервис закрывает ремонт. Он фиксирует, что именно сделано, какие запчасти поставлены, на какую сумму и с какой гарантией. Подписанный клиентом акт — главное доказательство сервиса в любом споре: без него разговор «я такого не заказывал» выигрывает заказчик.
Чем акт отличается от заказ-наряда
Эти два документа путают чаще всего, а разница между ними принципиальная — они относятся к разным моментам ремонта.
| Заказ-наряд | Акт выполненных работ | |
|---|---|---|
| Когда оформляется | До начала работ | После окончания работ |
| Что фиксирует | Что нужно сделать и сколько это будет стоить | Что фактически сделано и на какую сумму |
| Юридический смысл | Согласование объёма и цены | Приёмка результата заказчиком |
| Суммы | Плановые, могут измениться после дефектовки | Окончательные, к оплате |
На практике в небольшом сервисе обе бумаги печатают из одной формы: заказ-наряд открывается при приёмке, дополняется по ходу ремонта и в конце превращается в акт. Это нормально и удобно — важно лишь, чтобы клиент подписал документ дважды: при согласовании и при выдаче машины. Подробнее про первый этап — на странице заказ-наряда, а про определение объёма ремонта — в материале про дефектовку.
Обязательные реквизиты акта
Единой утверждённой формы акта для автосервиса нет — компания вправе разработать свою. Но чтобы документ работал и в бухгалтерии заказчика, и в суде, в нём должны быть:
- Название и номер документа, дата составления. Нумерация сквозная, без пропусков — разрывы в нумерации первое, к чему цепляется проверяющий.
- Стороны. Исполнитель — с реквизитами (наименование, ИНН, адрес). Заказчик — ФИО для физлица, наименование и ИНН для организации или ИП.
- Данные автомобиля: марка, модель, госномер, VIN, пробег на момент выдачи. VIN важнее госномера — номер меняется, VIN нет. Как его правильно хранить, разбирали в отдельной статье.
- Перечень работ — построчно, с ценой за единицу, количеством нормо-часов и суммой. Формулировка «ремонт ходовой части — 24 000 ₽» одной строкой в споре не защищает.
- Перечень запчастей и материалов с артикулами, количеством и ценой. Отдельно отмечаются детали, предоставленные заказчиком.
- Итоговая сумма цифрами и прописью, с выделением НДС или прямым указанием «НДС не облагается» со ссылкой на основание.
- Гарантийный срок — отдельно на работы и отдельно на запчасти. Без этой строки гарантия определяется по закону, а не по вашим правилам.
- Подписи сторон с расшифровкой и фраза о том, что работы приняты без замечаний.
Что добавить, чтобы акт защищал сервис
Обязательный минимум закрывает бухгалтерию. Спорные ситуации закрывают четыре дополнительные строки, которые стоит держать в бланке постоянно.
Отметка о запчастях заказчика. Если деталь привёз клиент, в акте пишется, что она предоставлена заказчиком и гарантия сервиса на неё не распространяется. Это единственный способ не отвечать за чужую подделку.
Рекомендации, от которых клиент отказался. Отдельный блок «Рекомендовано, но не выполнено по решению заказчика» с подписью. Когда через месяц развалится то, о чём вы предупреждали, разговор будет коротким.
Пробег на момент выдачи. Гарантия на работы обычно ограничена и сроком, и пробегом. Без зафиксированной цифры второе условие не работает.
Строка о том, что автомобиль осмотрен при выдаче и претензий к внешнему виду нет. Закрывает споры про «царапину, которой не было».
Образец: бланк акта выполненных работ
Бланк ниже можно распечатать кнопкой в начале страницы и заполнять от руки. Он рассчитан на обычный ремонт с работами и запчастями.
АКТ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ № ______ от «___» __________ 20__ г.
к заказ-наряду № ______ от «___» __________ 20__ г.
| № | Наименование работы | Н/ч | Цена, ₽ | Сумма, ₽ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 | ||||
| 4 |
| № | Запчасть, материал | Артикул | Кол-во | Сумма, ₽ |
|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||
| 2 | ||||
| 3 |
Работы выполнены в полном объёме и в срок. Заказчик претензий по объёму, качеству и срокам не имеет. Автомобиль осмотрен при выдаче, замечаний к внешнему виду нет.
подпись, расшифровка
подпись, расшифровка
Частые ошибки при оформлении
- Одна строка «ремонт» на всю сумму. Такой акт не подтверждает ничего: непонятно, что делали и почему столько стоит.
- Нет подписи клиента. Акт без подписи заказчика — внутренняя бумага сервиса, доказательством приёмки она не является.
- Даты «задним числом». Дата акта раньше даты заказ-наряда или позже даты оплаты — первое, что заметят при проверке.
- Разные суммы в акте и в кассовом чеке. Расхождение придётся объяснять и клиенту, и налоговой.
- Гарантия «по умолчанию». Если срок не написан, спорить о нём вы будете на условиях закона о защите прав потребителей, а не на своих.
Если клиент отказывается подписывать
Отказ от подписи не отменяет выполненную работу. Порядок действий: составьте акт в одностороннем порядке, сделайте на нём отметку об отказе заказчика от подписания, заверьте её подписями двух сотрудников и направьте экземпляр клиенту заказным письмом с описью вложения. Если в разумный срок мотивированных возражений не поступило, работы считаются принятыми. Такой акт суды принимают как доказательство — при условии, что объём работ в нём расписан построчно и совпадает с согласованным ранее заказ-нарядом.
Как формировать акт в программе
Заполнять акт вручную имеет смысл, пока машин в день немного. Дальше начинаются типовые потери: перепутанный номер, забытая строка запчасти, несовпадение сумм с кассой, потерянный экземпляр. В АвтоСервисОнлайн акт печатается из закрытого заказ-наряда одной кнопкой: работы, запчасти, суммы, гарантия и данные автомобиля подставляются автоматически, нумерация ведётся сквозная, а сам документ остаётся в истории заказа — вместе с тем, кто и когда его сформировал.
Печатные формы настраиваются под свои реквизиты и логотип, а по закрытым заказам собирается отчёт по прибыли — видно, сколько дал каждый ремонт после вычета закупки запчастей и выплат мастеру. Про остальные печатные документы сервиса — отдельная статья, условия и тарифы — на странице тарифов.