Программа для грузового автосервиса: нормо-часы, парки и простой из-за запчастей
Грузовой сервис устроен иначе, чем легковой, хотя на первый взгляд делает то же самое: принимает машину, дефектует, ремонтирует, отдаёт. Разница в экономике. Клиент — почти всегда организация, а не человек с карточкой. Машина стоит в ремонте не два часа, а два дня, и каждый день простоя перевозчик считает в потерянных рейсах. Деталь может идти неделю, и пока она идёт, пост занят. Нормо-час выше легкового, но и работа тяжелее, а механиков, которые берут агрегатный ремонт, в городе десяток.
Из этого и вырастают требования к программе. Ей мало уметь печатать заказ-наряд: нужно держать парк техники одного перевозчика, считать работы по разным ставкам, показывать, какая машина стоит из-за запчасти, и выставлять счёт на организацию с полными реквизитами. Ниже — что именно из этого умеет автоматизация автосервиса в АвтоСервисОнлайн, как это устроено внутри и чего в системе нет: последнее так же важно, потому что решение о переходе принимают по тому, что не работает, а не по списку галочек.
Чем учёт в грузовом сервисе отличается от легкового
Шесть отличий, которые определяют, подойдёт ли программа. Ни одно из них не про «грузовой интерфейс» — все про то, как устроены данные и документы.
| Что | Легковой сервис | Грузовой сервис |
|---|---|---|
| Кто платит | Физлицо, наличные или карта, чек | Юрлицо или ИП, безнал по счёту, нужен договор и акт |
| Сколько машин у клиента | Одна, реже две | От трёх до нескольких десятков единиц, плюс прицепы |
| Срок ремонта | Часы, реже день | Дни, с паузой на поставку детали |
| Нормо-час | Одна ставка на сервис | Разные ставки: слесарка, агрегатный ремонт, электрика, сварка |
| Запчасти | Есть в наличии у местных поставщиков | Часть узлов под заказ, предоплата, срок поставки неделя и больше |
| Цена простоя | Клиент подождёт | Перевозчик считает убыток за каждые сутки и требует срок |
Если программа рассчитана только на «физлицо с одной машиной и оплатой в кассу», грузовой сервис в ней работать будет, но половину действий придётся делать мимо неё — счёт в Excel, парк в блокноте, сроки поставки в переписке. Именно так и утекает маржа: не потому что считают неправильно, а потому что считают в трёх местах.
Парк техники одного перевозчика
Основа всего — как программа связывает клиента и технику. В АвтоСервисОнлайн клиентом заводится сама организация: тип клиента «юрлицо» или «ИП», и в карточке появляются поля ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП, юридический адрес, банк, расчётный и корреспондентский счёт, БИК, ФИО и должность руководителя, основание полномочий. Отдельно есть отметка «бюджетная организация» — для сервисов, которые обслуживают муниципальную технику, коммунальные и дорожные парки.
К этой карточке привязываются все единицы техники. У каждой — марка, модель, госномер, VIN, год выпуска и пробег. Грузовые марки в справочнике уже есть: KamAZ, MAZ, MAN, Scania, DAF, Iveco, Shacman, Sinotruk, Foton, Isuzu, Volvo, ГАЗ и УАЗ. Если нужной марки или модели нет — она заводится прямо в карточке автомобиля: вписали название, система создала запись в справочнике и дальше подставляет её в подсказках. Отдельно просить администратора «добавить модель» не нужно, и это важнее, чем кажется: у грузовой техники модификаций больше, чем у легковой, а половина машин в парке — с переделанной надстройкой.
Прицепы и полуприцепы заводятся так же — отдельной единицей техники на того же клиента. Своей сущности «прицеп» в системе нет, и это осознанное упрощение: прицеп приезжает на ремонт сам по себе, у него свой госномер и своя история тормозов и подвески, поэтому как отдельная единица он ведёт себя правильнее, чем как приложение к тягачу.
Что это даёт на практике. В карточке организации виден весь парк и вся история по нему: когда какая машина была, что делали, сколько стоило. Когда логист звонит и спрашивает «вы в прошлом месяце что-то делали с тормозами на нашем полуприцепе, что именно?» — ответ находится за десять секунд, а не за перебор папки. Подробнее про устройство карточек — в статье про клиентов-физлиц, юрлиц и ИП и про историю обслуживания автомобиля.
Нормо-час: разные ставки в одном заказе
Главная особенность грузового прайса — нельзя посчитать всё по одной ставке. Замена сцепления на тягаче и регулировка света — работы разной квалификации и разной цены часа. В программе ставка задаётся не на сервис целиком, а на строку заказ-наряда, и у каждой строки свой режим тарификации:
- Нормо-час × часы — указывается ставка и количество часов, итог считается сам. Так тарифуют агрегатный ремонт, диагностику, сварку, всё, где время заранее не известно точно.
- Цена × количество — фиксированная цена за работу. Так удобнее продавать типовое: замену масла, замену колодок по оси, шиномонтаж колеса.
Оба режима работают в одном заказе одновременно, и это именно то, что нужно грузовому сервису: в заказе на ТО половина строк — фиксированные, половина — по часам. Пример расчёта одного заказ-наряда на седельный тягач:
| Работа | Режим | Расчёт | Сумма |
|---|---|---|---|
| Диагностика пневмосистемы | Нормо-час | 2,0 ч × 2 200 ₽ | 4 400 ₽ |
| Замена тормозных колодок, ось 2 | Цена | 1 × 6 500 ₽ | 6 500 ₽ |
| Ремонт энергоаккумулятора | Нормо-час | 3,5 ч × 2 600 ₽ | 9 100 ₽ |
| Замена масла в двигателе | Цена | 1 × 3 200 ₽ | 3 200 ₽ |
| Работы по заказ-наряду | 23 200 ₽ | ||
Ставка в строке не привязана к прайсу жёстко: подставляется из справочника услуг, но её можно поправить в конкретном заказе — для постоянного перевозчика со скидкой или для срочной работы в ночь. Само понятие нормо-часа и то, как сервисы приходят к своей ставке, разобрано отдельно на странице расчёта нормо-часа и в статье «Нормо-час: откуда берётся цифра в счёте».
Запчасти и простой: статус «Ждём запчастей»
В грузовом сервисе простой из-за детали — не исключение, а рабочий режим. Поэтому статус заказа, который честно это показывает, стоит дороже любой красивой аналитики. Статусы в системе такие: «Новый», «Ждём заказчика», «Ждём запчастей», «Выполняется», «Выполнен», «Отказ», «Закрыт».
| Статус | Что означает в грузовом сервисе | Кто должен шевелиться |
|---|---|---|
| Новый | Техника заехала, состав работ не согласован | Приёмщик — дефектовка и расчёт |
| Ждём заказчика | Смета отправлена в парк, ждём согласования логиста или главного механика | Приёмщик — дожать согласование |
| Ждём запчастей | Узел заказан, пост занят машиной, работы стоят | Снабженец — контроль срока поставки |
| Выполняется | Механик в работе | Мастер цеха — сроки |
| Выполнен | Работы закончены, документы готовы к выдаче | Приёмщик — выдача и оплата |
| Отказ | Парк отказался от ремонта, дефектовка сохранена | Никто, но расчёт остался в базе |
| Закрыт | Заказ зафиксирован: правки заблокированы, дата закрытия сохранена | Владелец — если нужно раскрыть |
«Ждём запчастей» отвечает на вопрос, который в грузовом сервисе задают каждый день: почему третий пост занят четвёртые сутки. В списке заказов это видно без звонков и без разбора переписки — и это же цифра, которую стоит смотреть в конце месяца: сколько человеко-дней поста съели ожидания поставки.
Сами детали подбираются двумя путями. Первый — со своего склада: приход, остатки, списание в заказ. Второй — поиском по каталогам поставщиков прямо из заказа: подключены API пяти поставщиков — Armtek, AutoEuro, АвтоСпутник, ProfitLiga и Rossko, и по артикулу видно предложения с ценой и сроком. Предоплата за дорогой узел фиксируется задатком по заказу, так что к моменту выдачи видно, сколько уже внесено и сколько осталось. Как работает поиск и чем он отличается от ручного обзвона — в статье про поиск запчастей у поставщиков.
Документы для парка: счёт, договор, акт
С физлицом достаточно заказ-наряда и чека. С перевозчиком документооборот — часть услуги, и если он хромает, бухгалтерия парка задерживает оплату. Из карточки заказа формируются пять документов: заказ-наряд, акт приёмки техники, счёт, договор и акт выполненных работ — в PDF или Word, либо сразу на печать.
Две вещи, на которых спотыкается большинство программ и которые для работы с юрлицами обязательны:
- Свой номер и своя дата у каждого документа. Договор с парком может быть подписан в начале месяца, счёт выставлен серединой, акт — по факту выдачи. В системе у заказа есть отдельные номера и даты для заказ-наряда, акта приёмки, счёта, акта выполненных работ и договора; если поле не заполнено, подставляется номер и дата самого заказа.
- Реквизиты и падежи. В карточке организации хранятся ФИО и должность директора в родительном падеже — «в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича». Без этого поля договоры приходится править руками после каждой печати, и именно на этом ручном шаге появляются ошибки в названии контрагента.
Детали по печатным формам и их настройке — в статье про печатные документы автосервиса, образцы форм — на страницах заказ-наряда, акта приёмки и акта выполненных работ.
Зарплата механиков и агрегатчиков
В грузовом сервисе редко бывает одна схема оплаты на всех. Агрегатчик получает процент, слесарь — за нормо-час, ученик — фиксированную сумму за операцию. Поэтому в программе оплата мастера задаётся в той же строке заказа, что и цена для клиента, но своим режимом, независимо от того, как посчитано клиенту:
- ставка за час × часы — своя, не равная клиентской;
- цена × количество — фиксированная сумма за операцию;
- процент от суммы строки — целое число от 0 до 100.
В одном заказ-наряде у разных работ могут быть разные исполнители с разными схемами: тягач разобрал один, энергоаккумулятор ремонтировал другой, масло менял третий. Зарплата считается по дате, когда заказ впервые перешёл в «Выполнен» — и дальнейшие правки заказа эту дату не сдвигают, то есть переоформление документов задним числом не ломает уже закрытый расчёт. Как устроен расчёт целиком — в статье про расчёт зарплаты мастеров.
Отчёт по прибыли: где грузовой сервис теряет деньги
Отчёт по прибыли считает по каждому заказу выручку, себестоимость запчастей, выплаты мастерам и маржу — и по сервису за период. Для грузового сервиса в нём стоит смотреть три вещи, которых в легковом почти нет:
- Заказы с длинным ожиданием. Заказ с хорошей маржой, который две недели держал пост, может оказаться убыточнее трёх быстрых. Дата создания и дата выполнения есть у каждого заказа — разница между ними и есть цена поста.
- Маржа на запчастях по узлам. В грузовом чек по деталям больше, и наценка в 10 % на узел за 80 000 ₽ весит больше, чем 40 % на фильтр. Смотреть надо в рублях, а не в процентах.
- Прибыль по клиенту, а не по заказу. Парк, который даёт много заказов, но выбил скидку и платит с задержкой, легко оказывается менее выгодным, чем разовые машины с улицы.
Подробно про сам отчёт — в статье «Отчёт по прибыли: что смотреть и где утечки». Деньги в кассе и по безналу разводятся кассой и сменами, а кто из сотрудников что видит, настраивается правами доступа: снабженцу не нужна маржа, а механику — реквизиты контрагентов.
Чего в программе нет
Раздел, которого обычно нет на сайтах программ, но именно он экономит время на демонстрации. Если что-то из перечисленного для вас критично — это повод либо сразу отказаться, либо решить, как обойти.
- Моточасов отдельным полем нет. В карточке техники есть пробег. Сервисы, которые обслуживают спецтехнику и считают наработку в моточасах, пишут их в примечании к автомобилю или к заказу. Автоматических напоминаний по наработке система не даёт.
- Нормативов времени завода-изготовителя нет. Готовой базы «операция → норма часов» в программе не поставляется. Нормо-часы берутся из вашего справочника услуг, который вы заводите сами — в том числе по нормативам производителя, если работаете по ним.
- Путевых листов, тахографов и контроля рейсов нет. Это задача транспортной программы парка, а не сервиса. Мы ведём ремонт, а не эксплуатацию техники.
- Автоматических напоминаний о ТО по регламенту нет. История обслуживания по единице техники есть и по ней видно, когда было прошлое ТО, но само напоминание сервис ставит себе сам.
- Сущности «прицеп» и связки «тягач + полуприцеп» нет. Прицеп заводится отдельной единицей техники на того же клиента.
Что спросить у поставщика программы
Восемь вопросов, которые стоит задать на демонстрации именно грузовому сервису. Их полезно задать и нам, и любому другому поставщику — ответы сравниваются между собой лучше, чем списки возможностей.
- Можно ли завести марку и модель, которых нет в справочнике, и кто это делает — я или ваша поддержка?
- Сколько единиц техники можно держать на одном клиенте-юрлице и видно ли парк целиком в одной карточке?
- Ставка нормо-часа задаётся на сервис, на услугу или на строку заказа?
- Можно ли в одном заказе часть работ считать по часам, а часть — фиксированной ценой?
- Есть ли статус для простоя из-за ожидания запчасти и видно ли его в списке заказов?
- У счёта, договора и акта могут быть свои номера и даты, отличные от заказ-наряда?
- Как считается оплата мастеру, если работы в заказе делали двое с разными схемами?
- Что происходит с расчётом зарплаты, если заказ переоформили после закрытия месяца?
Как начать
Порядок переноса грузового сервиса в программу тот же, что у легкового, но с другим первым шагом: начинать надо не с машин, а с организаций. Сначала заводятся постоянные перевозчики с полными реквизитами — это самая трудоёмкая часть и её делают один раз. Потом парк каждого: госномер, VIN, год, пробег. Потом справочник услуг со ставками по видам работ. Дальше сервис работает в программе с текущих заказов, а архив прошлых ремонтов переносится по мере обращений — когда машина приезжает снова, её прошлый ремонт вбивается одной строкой в примечание. Подробно про первую неделю и типичные ошибки переноса — в статье про переход с Excel и тетради.
Программа облачная, работает в браузере на компьютере, планшете и телефоне — сервер разворачивать и обслуживать не нужно, обновления и резервные копии на нашей стороне. Тарифы: 9 900 ₽ в месяц для сервиса на 1–3 поста, 14 900 ₽ для 4–8 постов, 24 900 ₽ для сети; все модули открыты в любом тарифе, отличия — в размере сервиса и уровне сопровождения, состав есть на странице тарифов. При регистрации на счёт начисляется 10 000 ₽ и карта не нужна — этого хватает на 20–30 дней, то есть посмотреть систему можно на своих реальных заказах, а не на демо-данных. Полный перечень модулей — на странице возможностей.
Частые вопросы
Подходит ли обычная программа для автосервиса грузовому сервису или нужна отдельная?
Отдельная «грузовая» программа нужна не всегда. Проверять надо четыре вещи: можно ли завести грузовые марки и модели, можно ли держать несколько единиц техники на одном клиенте-юрлице, есть ли тарификация по нормо-часу с разной ставкой по видам работ и печатаются ли счёт с договором по реквизитам организации. В АвтоСервисОнлайн все четыре пункта закрыты, а грузовые марки KamAZ, MAZ, MAN, Scania, DAF, Iveco, Shacman, Sinotruk, Foton, Isuzu, Volvo и ГАЗ уже есть в справочнике.
Как вести парк техники одного перевозчика?
Клиентом заводится организация — с ИНН, КПП, ОГРН, банковскими реквизитами и директором, а все её машины и прицепы привязываются к этой карточке. В карточке виден весь парк, у каждой единицы свой госномер, VIN, год и пробег и своя история заказов. Заказ-наряд оформляется на конкретную единицу, счёт выставляется на организацию.
Можно ли поставить разную ставку нормо-часа на разные виды работ?
Да, ставка задаётся в строке заказ-наряда: агрегатный ремонт по одной, слесарные работы по другой, электрика по третьей. В строке указываются ставка и часы, итог считается сам. Для типовых работ выбирается режим «цена × количество» — оба режима работают в одном заказе.
Как учитывается долгая поставка запчастей?
Для этого есть статус «Ждём запчастей»: машина стоит, работы не идут, и это видно в списке заказов без звонков мастеру. Детали подбираются поиском по каталогам пяти поставщиков (Armtek, AutoEuro, АвтоСпутник, ProfitLiga, Rossko) прямо из заказа либо берутся со своего склада, предоплата фиксируется задатком.
Есть ли учёт моточасов и нормативы времени завода?
Отдельного поля моточасов нет — есть пробег, моточасы обычно пишут в примечании. Базы нормативов времени производителя в программе тоже нет: нормо-часы берутся из вашего справочника услуг, который вы заводите сами.
Нужно ли что-то устанавливать и сколько это стоит?
Устанавливать ничего не нужно, программа работает в браузере. Тарифы — 9 900, 14 900 и 24 900 ₽ в месяц в зависимости от размера сервиса, все модули открыты в любом. При регистрации начисляется 10 000 ₽ на счёт, карта не требуется.