Программа для автосервиса и магазина автозапчастей: что можно вести вместе, а что нет
У большинства небольших сервисов запчасти — вторая касса. Клиент приезжает на замену колодок, и деталь ему продаёт тот же сервис: со своей полки или привезённую от поставщика к обеду. Наценка на запчасти даёт заметную долю прибыли, а иногда и большую часть — особенно там, где работы продаются дёшево, чтобы удержать клиента. Отсюда и запрос «программа для автосервиса и магазина автозапчастей»: хочется, чтобы ремонт и детали жили в одной системе, а не в двух с ручной сверкой по вечерам.
Мы делаем облачную программу учёта для автосервиса, и сразу скажем, где проходит граница. АвтоСервисОнлайн закрывает продажу запчастей в составе ремонта: подбор у поставщиков из заказа, закупка и наценка в каждой строке, склад, касса, прибыль по деталям. Полноценный розничный магазин — с потоком покупателей «с улицы», фискальной кассой, штрихкодами и интернет-витриной — это другой класс программ, и ниже мы прямо перечислим, чего у нас для него нет. Решение о выборе принимают по ограничениям, а не по списку галочек.
Два разных бизнеса под одной вывеской
«Сервис с магазином» на деле бывает трёх видов, и программа под каждый нужна разная.
| Модель | Как продаются детали | Что нужно от программы |
|---|---|---|
| Сервис, который продаёт запчасти в ремонт | 90 % деталей уходят в заказ-наряды, розницы почти нет | Поиск у поставщиков, закупка и наценка в заказе, склад, маржа на деталях |
| Сервис с витриной расходников | Основное — в ремонт, плюс масла, лампы, щётки «на вынос» | То же плюс быстрая продажа без ремонта и приход денег в кассу |
| Магазин запчастей с постом-двумя | Основное — розница и опт, сервис — дополнение | Розничная касса по 54-ФЗ, штрихкоды, прайсы, онлайн-заказы, кредиты оптовикам |
Первый вариант АвтоСервисОнлайн закрывает целиком. Второй — с оговорками, о которых ниже. Третий — нет: там ядро бизнеса — розничная торговля, и программа для него строится вокруг кассы и номенклатуры, а не вокруг заказ-наряда. Если вы в третьей строке, честнее выбрать торговую систему, а сервисный учёт вести в ней же или рядом.
Запчасти в заказ-наряде: закупка, наценка, продажа
Главное место, где сервис зарабатывает на деталях, — строка заказа. В АвтоСервисОнлайн у каждой запчасти в заказ-наряде хранится:
- артикул, бренд и название — копируются в заказ в момент добавления, поэтому если потом поправить карточку детали в каталоге, старые заказы и документы по ним не изменятся;
- закупочная цена — по какой деталь пришла от поставщика;
- наценка в процентах — по умолчанию 30 %, выбирается из списка от 5 до 100 %;
- цена продажи — пересчитывается из закупки и наценки сама;
- количество и итог по строке.
Логика пересчёта сделана под то, как реально работает приёмщик. Поменял процент — пересчиталась цена продажи. Вписал цену продажи руками, потому что клиент постоянный и ему обещали «как в прошлый раз», — процент обнуляется и цена фиксируется, дальше её ничто не сдвинет. Поставщик поднял цену и вы поменяли закупку — цена продажи пересчитается по сохранённому проценту, если он был задан. Так в одном заказе спокойно уживаются детали «по прайсу с наценкой» и детали «по договорённости».
Пример заказа на ТО легкового автомобиля:
| Деталь | Закупка | Наценка | Продажа | Маржа |
|---|---|---|---|---|
| Масло моторное 5W-30, 4 л | 3 100 ₽ | 30 % | 4 030 ₽ | 930 ₽ |
| Фильтр масляный | 420 ₽ | 50 % | 630 ₽ | 210 ₽ |
| Фильтр воздушный | 680 ₽ | 40 % | 952 ₽ | 272 ₽ |
| Колодки передние | 2 900 ₽ | вручную | 3 800 ₽ | 900 ₽ |
| Маржа на запчастях по заказу | 2 312 ₽ | |||
На мелочи сервисы обычно ставят наценку выше, на дорогие узлы — ниже, иначе клиент уходит покупать деталь сам. Как выстроить эту шкалу и где сервисы чаще всего теряют маржу — разобрано в статье про наценку на запчасти.
Поиск у поставщиков прямо из заказа
Вторая половина «магазина» — где взять деталь. Обзвон трёх поставщиков и сверка их сайтов съедает у приёмщика до часа в день. В программе подключены API пяти поставщиков: Armtek, AutoEuro, АвтоСпутник, ProfitLiga и Rossko. Сервис вводит свои ключи доступа к каждому (это ваш договор с поставщиком и ваши цены, а не общие) — и дальше из заказ-наряда работает кнопка поиска по каталогу.
Как это выглядит у приёмщика:
- В заказе на вкладке «Запчасти» — кнопка «Из каталога» и поиск по артикулу.
- Запрос уходит одновременно ко всем подключённым поставщикам, результаты сводятся в одну таблицу с сортировкой по цене, сроку и количеству.
- По каждому предложению видно цену, количество в наличии и срок поставки, аналоги помечены отдельно. Таблицу можно отсортировать по цене или по сроку — в зависимости от того, что сейчас важнее клиенту.
- Выбранное предложение становится строкой заказа: закупочная цена подставлена, наценка — по умолчанию, осталось согласовать с клиентом.
На телефоне каталог открывается отдельной страницей, а не всплывающим окном, так что искать деталь можно прямо у машины. Подробнее, как устроен поиск и чем он лучше обзвона, — в статье про поиск запчастей у поставщиков.
Склад: приход, остатки, списание
Если у сервиса есть своя полка — ходовые фильтры, масла, колодки, лампы, — её ведут в модуле «Склад». По каждой позиции хранятся артикул, бренд, название, закупочная цена, сколько пришло и текущий остаток. Операции три:
- добавить позицию — вводится вручную и сразу оприходуется;
- оприходовать — довезли ещё, остаток увеличился;
- списать — деталь ушла, остаток уменьшился.
У каждой позиции видны заказанное и оприходованное количество, остаток, даты заказа и поступления и статус: «На складе», пока остаток больше нуля, иначе «Заказано». Рядом с остатком видно, сколько позиции «В заказах» и сколько «Свободно». Истории движений по позиции нет. На десктопе склад — таблица с фильтрами, на телефоне — карточки, чтобы можно было проверить остаток, стоя у стеллажа.
Связь склада с заказом. Деталь со своей полки подбирается в заказ-наряд кнопкой «Со склада» — закупочная цена подтягивается из складской позиции, наценка ставится по умолчанию, а сама деталь резервируется под заказ. Когда заказ переводят в «Выполнен», остаток списывается сам; вернули статус назад или удалили строку — остаток возвращается. Если на полке меньше, чем в заказе, программа предупреждает и списывает то, что есть: остаток в минус не уходит, а работа не останавливается. Отдельных документов резерва и списания нет. Запчасти от поставщиков и строки, введённые вручную, склад не трогают, а ручное «Списать» остаётся для расходников и брака. Включается в «Настройки → Модули» («Списание в заказах», без доплаты к модулю «Запчасти»). Для магазина, где остаток должен быть точным в любую минуту и продажа идёт без заказ-наряда, этого может быть недостаточно — смотрите список ниже. Как организовать учёт полки так, чтобы остатки сходились, — в статьях про склад запчастей и учёт запчастей.
Продажа детали без ремонта
Покупатель зашёл за лампой или щётками. Что можно сделать в программе:
- Оформить заказ только с запчастями. Заказ заводится на клиента, услуги в нём не обязательны — достаточно одной строки с деталью. Маржа такой продажи попадёт в отчёт по прибыли вместе с остальными заказами.
- Провести деньги через кассу. В модуле «Касса» открывается смена, приход записывается с описанием, в конце смены касса закрывается с остатком. Отчёт по кассе за период выгружается в PDF и Excel.
Ограничения, о которых надо знать заранее. Печатные документы по заказу — заказ-наряд, счёт, акт — требуют указать автомобиль: программа проектировалась вокруг ремонта машины, и документы без машины не формируются. А каждому покупателю «с улицы» нужна карточка клиента. Для пяти продаж расходников в день это терпимо. Для потока в пятьдесят чеков — нет, это задача розничной кассы.
Прибыль: сколько сервис зарабатывает на деталях, а сколько на работах
Главный вопрос владельца «сервиса с магазином» — что на самом деле кормит бизнес. Отчёт по прибыли отвечает на него раздельно, по выполненным заказам за выбранный период:
- Прибыль по запчастям — сумма закупки, сумма продажи и разница, с группировкой по детали: видно, какая позиция сколько раз продавалась и сколько принесла. Строки с отрицательной маржой подсвечиваются красным — так ловятся детали, проданные дешевле закупки.
- Выручка по услугам — по каждой работе.
- Затраты на мастеров — сколько начислено исполнителям.
- Итог — маржа на запчастях плюс выручка по работам за вычетом оплаты мастерам.
Отчёт фильтруется по периоду, мастеру и услуге. Типичное открытие первого месяца: одна-две «ходовые» позиции продаются почти без наценки, потому что приёмщик по привычке округляет цену вниз, а маржа по деталям в целом ниже, чем владелец думал. Что ещё смотреть в отчёте — в статье «Отчёт по прибыли: что смотреть и где утечки».
Кто что видит: закупка и маржа — не для всех
Когда в одной программе и ремонт, и детали, возникает вопрос доступа: механику не нужна закупочная цена, а приёмщику не обязательно видеть отчёт по прибыли. В системе доступ настраивается ролями: у каждого модуля — склад, поставщики, касса, отчёт по прибыли, заказ-наряды — свои права, и сотрудник видит только те разделы, что ему открыты. Владелец и администратор аккаунта видят всё. Учтите: закупочная цена запчастей видна в самом заказ-наряде всем, у кого есть доступ к заказам, — скрыть её по ролям нельзя. Как собрать роли под типичный сервис — в статье про права доступа сотрудников.
Чего в программе нет
Раздел для тех, у кого продажа запчастей — основной бизнес, а не дополнение к ремонту. Если что-то из списка для вас обязательно, АвтоСервисОнлайн будет неудобен, и лучше узнать это здесь, а не через месяц.
- Фискальной кассы по 54-ФЗ нет. Модуль «Касса» — внутренний учёт наличных и смен, он не печатает кассовый чек и не передаёт данные в ОФД. Чек пробивается на вашей онлайн-кассе.
- Списания без заказ-наряда нет. Остаток списывается сам только из заказа при «Выполнен»; продажу «с прилавка» без заказа вносят вручную кнопкой «Списать» в карточке позиции. Партий и учёта по FIFO тоже нет — закупочная цена хранится в позиции.
- Штрихкодов и сканера нет. Позиции ищутся по артикулу и названию.
- Интернет-витрины и онлайн-заказов покупателей нет. Программа для сотрудников сервиса, не для покупателей.
- Загрузки прайс-листов поставщиков из файлов нет. Цены берутся онлайн из API пяти подключённых поставщиков либо вводятся вручную.
- Отдельного розничного документа без автомобиля нет. Товарный чек или накладную на продажу без ремонта программа не печатает.
- Оптовых цен по группам покупателей и отсрочки платежа нет. Цена задаётся в строке заказа.
Что спросить у поставщика программы
Восемь вопросов для демонстрации. Их стоит задать и нам, и любой другой программе — ответы сравнивать проще, чем списки возможностей.
- С какими поставщиками запчастей есть интеграция по API и работают ли мои собственные цены по договору?
- Ищет ли программа у всех поставщиков одновременно или по очереди?
- Где хранится закупочная цена — в заказе, на складе или и там и там?
- Как пересчитывается цена продажи, если поставщик поменял закупку после согласования с клиентом?
- Списывается ли деталь со склада из заказа сама и возвращается ли при откате статуса?
- Видна ли прибыль по запчастям отдельно от прибыли по работам?
- Можно ли спрятать закупочные цены от механиков и приёмщиков?
- Пробивает ли программа фискальный чек или нужна отдельная касса?
Как начать
Порядок переноса для сервиса с продажей запчастей: сначала подключить поставщиков — ввести ключи API, это пять минут на каждого, и с первого же заказа поиск работает. Потом завести ходовые позиции своей полки на склад — не весь ассортимент, а то, что уходит каждую неделю. Затем справочник услуг и мастеров. Архив прошлых продаж переносить не нужно: полезнее начать с текущих заказов и через месяц посмотреть первый честный отчёт по прибыли. Подробно про первую неделю — в статье про переход с Excel и тетради.
Программа облачная, работает в браузере на компьютере, планшете и телефоне — сервер разворачивать не нужно. Цена: основа 1 499 ₽ в месяц за сотрудника, склад запчастей и касса и смены — модули по 499 ₽, поставщики запчастей и отчёт по прибыли — по 399 ₽, каждый следующий сотрудник — всего +10 % к цене одного; калькулятор — на странице тарифов. Первые 14 дней — бесплатно: открыты все модули, ничего не списывается, карта не нужна — можно прогнать свои реальные заказы. Полный перечень модулей — на странице возможностей.
Частые вопросы
Можно ли в одной программе вести автосервис и продажу запчастей?
Да, если запчасти продаются в основном в составе ремонта. У каждой детали в заказ-наряде есть закупочная цена, наценка и цена продажи, детали подбираются поиском по каталогам пяти поставщиков прямо из заказа, а отчёт по прибыли показывает маржу на запчастях отдельно от работ. Для полноценного розничного магазина с кассой по 54-ФЗ, сканером штрихкодов и интернет-витриной программа не предназначена.
Какие поставщики запчастей подключены?
Пять: Armtek, AutoEuro, АвтоСпутник, ProfitLiga и Rossko. Сервис вводит свои ключи доступа к API поставщика, после чего поиск по артикулу из заказ-наряда идёт одновременно у всех подключённых поставщиков. Видно цену, количество, срок поставки и отметку об аналогах.
Как считается наценка на запчасти?
В строке хранятся закупка, процент наценки и цена продажи. По умолчанию подставляется 30 %, процент выбирается из списка от 5 до 100 %, и цена продажи пересчитывается сама. Если вписать цену продажи вручную, процент обнуляется и цена фиксируется.
Списывается ли деталь со склада из заказа?
Да. Деталь, выбранная в заказ кнопкой «Со склада», резервируется под заказ: на складе у позиции видно «В заказах» и «Свободно». Когда заказ переводят в «Выполнен», остаток списывается сам, без отдельного документа списания; при откате статуса или удалении строки остаток возвращается. Если на полке меньше, чем в заказе, программа предупреждает и списывает то, что есть, а работу не останавливает. Включается в «Настройки → Модули»: «Списание в заказах» — бесплатное дополнение к модулю «Запчасти».
Можно ли продать запчасть покупателю без ремонта?
Можно завести заказ на клиента только с запчастями — он попадёт в отчёт по прибыли. Но печатные документы по заказу требуют указать автомобиль, поэтому для потока покупателей «с улицы» нужна отдельная розничная касса.
Сколько стоит программа?
Основа — 1 499 ₽ в месяц за сотрудника, модули — 199–499 ₽: склад запчастей 499 ₽, поставщики запчастей и отчёт по прибыли по 399 ₽. Каждый следующий сотрудник — всего +10 % к цене одного. Первые 14 дней — бесплатно: открыты все модули, ничего не списывается, карту привязывать не нужно.