← Все статьи

Учёт запчастей в автосервисе: почему Excel не справляется и что делать

17 августа 2026 · 9 мин чтения

Начинается всегда одинаково. Открывается Google Sheets, три колонки — «Название», «Пришло», «Ушло». Первые тридцать позиций живут в этой таблице как в аквариуме. На тридцать первой появляется вторая колодка на ту же машину, только другого бренда. На пятидесятой — приходит поставка, кладовщик пишет «Масло Mobil 5w40, 4 л, 2 шт», а через неделю приёмщик списывает «Мобил 5в40 4л 2 канистры». Это уже две разные строки. К сотой позиции остаток по факту не совпадает с остатком в таблице никогда.

Что именно ломается

Excel не хуже других инструментов — просто в него не встроены четыре вещи, без которых учёт запчастей рассыпается.

1. Уникальный идентификатор — артикул. «Тормозные колодки передние» — это не позиция, это категория. Реальная позиция — «Ferodo FDB1789». Артикул + бренд однозначно определяют товар: две позиции с одним артикулом и разным брендом — разные товары, две с одним артикулом и одним брендом — одна и та же. В Excel этого нет по умолчанию, и через месяц у вас в таблице пять строк на «колодки передние» — от Ferodo, TRW, Brembo, безымянного «Китай» и снова Ferodo, но написанного через дефис.

2. Раздельные закупочная и продажная цена. Если в таблице одна колонка «Цена» — вы либо не знаете, за сколько купили (нельзя посчитать прибыль), либо не знаете, за сколько продавать (продадите ниже закупки). Нужны обе.

3. Наценка — производная от них. Не отдельное поле, которое вы вводите руками, а формула «продажа минус закупка». Иначе через полгода вы поднимете закупку на 30%, забудете обновить продажу — и будете полгода продавать в минус.

4. Приход и расход как события с датой. В Excel обычно колонки «Пришло» и «Ушло» на одной строке — и вы либо переписываете эти числа при каждом движении (теряя историю), либо ведёте отдельный лист с движениями (и вручную сводите остаток). Правильно — две таблицы: одна с позициями и текущим остатком, другая с историей поступлений и списаний.

Минимальная карточка запчасти

Что должно быть в справочнике по каждой позиции. Меньше — не хватает для расчётов, больше — не нужно.

Это ровно то, что карточка склада в системе показывает по каждой позиции. Заводится один раз при первом поступлении — дальше только меняются остаток и, если поставщик поднял цену, средняя закупочная.

Приход и расход — как события

Поступление — отдельная запись с датой, поставщиком, накладной, списком позиций и количеством. При сохранении система прибавляет количество к остатку по каждой позиции. Если позиция новая — заводится карточка одной кнопкой из формы поступления.

Списание — тоже отдельная запись, со ссылкой на заказ клиента или на «списание без заказа» (порча, ошибка). При сохранении — вычитается из остатка. История движения по каждой позиции лежит в её карточке: видно, когда поступала, по какой цене, кому уходила, в каком заказе.

Пример: «Масло Mobil 1 5w-30, 4 л» поступало 3 раза (в марте по 2 800 ₽, в мае по 2 950 ₽, в июле по 3 100 ₽), списывалось 8 раз в разные заказы. В карточке видно все 11 движений. Средняя закупочная — 2 950. Розничная стоит 4 200. Наценка — 42%. Остаток — 3 канистры.

Про связь склада и заказов

Тут придётся быть честными. В запчастях заказ-наряда позиция добавляется одним из двух способов:

1. Ручной ввод: приёмщик пишет название, цену, количество. В счёт клиенту попадает, но склад про это не знает.
2. Поиск у поставщиков: параллельный запрос к 5 поставщикам (про это отдельная статья). Оффер выбирается, попадает в заказ — но со склада тоже не списывается автоматически.

Автоматической связи «строка запчасти в заказе → списание со склада» пока нет. Это осознанное упрощение: у большинства сервисов часть запчастей возится «под заказ» под конкретного клиента и вообще не проходит через склад. Автоматическое списание в такой схеме создало бы больше путаницы, чем пользы.

Что это значит на практике. Если позиция реально была на складе — кладовщик после закрытия заказа заходит в списание, выбирает заказ и позиции, которые ушли, сохраняет. Остаток на складе обновляется. Это одно лишнее действие в день (в конце смены), но зато справочник остатков в конце месяца сходится с фактической полкой.

Обратный сценарий — позиция пришла под клиента и в тот же день ушла в машину. Со складом это никак не связано: цена в заказе, наценка в отчёте по прибыли, движения по этой позиции нет. Через месяц позицию с таким же артикулом может понадобиться завести на постоянный остаток — тогда уже заводится карточка на складе.

Что даёт правильный учёт

Через 2–3 месяца нормального ведения появляются три ответа, которых в Excel не было.

Сколько денег лежит на полках. Открывается список склада, снизу — итог: «текущий остаток по закупочной цене, ₽». Это оборотные средства, замороженные в железе. Если сумма ползёт вверх, а обороты — нет, значит покупаете лишнее.

Что продаётся, а что лежит. Сортировка списка по последней дате списания — вниз уходят позиции, которые не двигались полгода. Их либо возвращать поставщику, либо продавать «в минус» ради освобождения полки.

Реальная прибыль по заказу. В отчёте по прибыли видно не только «сумма заказа», но и «сумма закупки запчастей». Разница минус зарплата мастера — прибыль сервиса по этому заказу. Excel-таблица «пришло-ушло» такого не даёт в принципе.

С чего начать переход

Не пытаться перенести всю Excel-таблицу в первый день. Порядок такой:

1. Провести инвентаризацию физическую — что вообще есть на полках. Только то, что нашли глазами.
2. Завести на каждую найденную позицию карточку в складе. Артикул + бренд + название + цена + остаток. Позиции, которых меньше 2 штук и они не «ходовые», — можно пропустить.
3. С этого дня — все новые поступления через форму поступления. Никаких «пока запишу в блокнот».
4. Раз в месяц — сверка: распечатать список, обойти полки, проставить фактические остатки, зафиксировать расхождения актом.

Через полгода Excel-таблица исчезает сама.

Смотреть дальше: карточка склада, поиск запчастей у 5 поставщиков одним запросом, отчёт по прибыли, расчёт зарплаты мастеров.