Программа для СТО: заказ-наряды, нормо-часы, склад и зарплата
Программа для СТО — это система учёта станции техобслуживания, в которой приёмка автомобиля, заказ-наряды, нормо-часы, склад запчастей, касса и зарплата мастеров ведутся в одной базе. При выборе важно учитывать, считает ли программа зарплату мастеров по закрытым работам и прибыль по каждому заказу, а не только печатает документы.
Станция техобслуживания отличается от гаражной мастерской не размером помещения, а тем, что здесь работают чужие руки. Пока владелец сам крутит гайки и сам считает деньги, учёт помещается в тетрадь. Как только появляются наёмные мастера, сменный приёмщик и запчасти, закупленные впрок, тетрадь перестаёт отвечать на три вопроса: сколько заработал каждый мастер, где сейчас деньги и что лежит на складе.
Ниже — что программа для СТО должна уметь обязательно, чем этот набор отличается от учёта в мастерской на два поста и как это устроено в АвтоСервисОнлайн.
Что меняется, когда мастерская становится станцией
Переход происходит незаметно, а последствия накапливаются. Четыре вещи, которые ломают тетрадный учёт:
- Появляется чужой труд. Пока работал один человек, вся выручка была его. Теперь нужно знать, какую работу выполнил конкретный мастер, по какому тарифу и сколько ему причитается. Без этой связки зарплата считается «на глаз», а на глаз она всегда считается в пользу того, кто громче спорит.
- Цена перестаёт быть договорной. Мастерская называет цену за ремонт целиком. Станция считает по нормо-часам: столько-то часов по такой-то ставке. Иначе один и тот же ремонт у разных приёмщиков стоит по-разному, и клиенты это замечают.
- За компьютером не только владелец. Приёмщик, кладовщик, бухгалтер — каждому нужен свой доступ, и далеко не каждому нужно видеть закупочные цены и зарплаты коллег.
- Запчасти закупаются впрок. Появляется остаток на полке, а вместе с ним — замороженные деньги и вопрос, что там вообще лежит.
Обязательный минимум программы для СТО
Заказ-наряд с раздельным учётом работ и запчастей
Центральный документ станции. Работы — с назначенным мастером, количеством нормо-часов и ставкой. Запчасти — с закупочной ценой, наценкой и ценой продажи по каждой позиции. Раздельный учёт нужен не для красоты: без него невозможно посчитать ни зарплату мастера, ни реальную прибыль ремонта. Про сам документ и его бланк — на странице заказ-наряда, про закрытие ремонта — акт выполненных работ.
Нормо-часы и тарификация мастеров
Программа должна уметь считать оплату мастера тремя способами, потому что на реальной станции применяются все три: часами по ставке (диагностика, слесарка), процентом от стоимости работы (кузовной участок), фиксированной суммой за операцию (шиномонтаж, замена масла). Если система умеет только проценты, часть работ придётся считать вручную.
Загрузка постов и запись
На станции с несколькими подъёмниками вопрос «когда освободится второй пост» звучит по десять раз за день, и держать ответ в голове приёмщика перестаёт получаться. В АвтоСервисОнлайн посты — подъёмники, ямы, стенды — заводятся справочником, заказ ставится на пост на время с длительностью, а календарь показывает загрузку на день и неделю; машину можно перетащить на другой пост или другое время. Заявки с сайта приходят через виджет онлайн-записи в отдельный раздел со статусами, администратору приходит push-уведомление в мобильном приложении, а одной кнопкой заявка становится заказ-нарядом. Подтверждает запись приёмщик, а напоминание накануне визита можно поручить SMS: отдельный модуль «SMS-напоминания клиентам» шлёт его через подключённый SMS-сервис, SMS оплачиваются провайдеру.
База клиентов и автомобилей
С разделением на физлиц, юрлиц и ИП — корпоративные клиенты с парком машин на станции появляются быстро, и им нужны реквизиты и отсрочка. Автомобиль хранится с VIN, госномером и пробегом, а его прошлые ремонты находятся поиском по госномеру. Марку и год выпуска приёмщик не вбивает руками: их подтягивает кнопка «Найти по VIN», а сам VIN и госномер можно считать камерой телефона. Подробнее про типы клиентов — здесь. Что ещё входит в клиентский контур станции — онлайн-запись с сайта, загрузка постов, рекомендации на следующий визит, — разобрано на странице CRM для автосервиса и СТО.
Склад запчастей
Приход, остатки, списание. Задача не в красивых цифрах, а в том, чтобы видеть замороженные деньги: остаток на 400 000 ₽ с оборачиваемостью раз в квартал стоит станции реальных процентов. Про это — отдельная статья.
Касса, смены и зарплата
Разделение наличных и безнала, закрытие смены, сверка. Отдельно — расчёт зарплаты мастеров за период с учётом выплат. Про механику расчёта — в статье про зарплату.
Отчёт по прибыли
Главный отчёт владельца: сколько сервис заработал за период после вычета закупки запчастей и выплат мастерам — по работам, запчастям и мастерам. Именно он показывает, что мелочёвка возится в минус, а часть работ продаётся дешевле себестоимости. Подробно — здесь.
Права доступа
Закупочные цены — коммерческая тайна станции, зарплаты — источник конфликтов в коллективе. И то и другое должно закрываться от тех, кому не нужно по работе. В АвтоСервисОнлайн по ролям закрываются разделы, например зарплата и отчёт по прибыли, а закупочная цена в заказ-наряде видна всем, у кого есть доступ к заказам. Как это настраивается — в статье про права.
Чего в программе для СТО может не быть
Список «обязательного» в рекламе обычно длиннее реального. Что спокойно переживается на старте:
- Онлайн-запись с сайта. На станции с 3–8 постами большая часть записи идёт по телефону, и виджет на сайте окупается, когда поток перестаёт помещаться в голову приёмщика. В АвтоСервисОнлайн это отдельный модуль за 499 ₽ в месяц за сотрудника, и начинать с него не обязательно.
- Интеграция с бухгалтерией. Пока обороты небольшие, выгрузки раз в квартал достаточно.
- Телематика и диагностическое оборудование. Красиво выглядит на презентации, почти не используется в реальной работе небольшой станции.
А вот на чём экономить нельзя — на печатных документах со своими реквизитами и на истории изменений заказа. Первое избавляет от ручного заполнения бумаг, второе спасает в спорах.
Если станция берёт не только легковые машины, а работает с тягачами, самосвалами и техникой перевозчиков, требования к программе смещаются: клиентом становится организация с парком, ставка нормо-часа у слесарных и агрегатных работ разная, а простой из-за долгой поставки узла нужно видеть отдельным статусом. Как это устроено — на странице программы для грузового автосервиса.
Сколько стоит и с чего начать
АвтоСервисОнлайн работает в браузере: устанавливать и администрировать нечего, резервные копии и обновления на нашей стороне, доступ с компьютера приёмщика и с телефона мастера. Основа — заказ-наряды, клиенты и автомобили, мастера, печать документов — стоит 1 499 ₽ в месяц за сотрудника. Осмотр и дефектовка — модули по 199 ₽, онлайн-запись, планирование постов, склад, касса и зарплата — по 499 ₽, поставщики и отчёт по прибыли — по 399 ₽; каждый следующий сотрудник — всего +10 % к цене одного. Подобрать состав можно в калькуляторе на странице тарифов. Цены других программ для СТО по данным их сайтов собраны в сравнительной таблице.
Первые 14 дней — бесплатно: открыты все модули, ничего не списывается, карту привязывать не нужно. Правильный способ потратить это время — провести через систему три-четыре настоящих заказа от приёмки до выдачи, распечатать документы и сверить отчёт по прибыли со своими расчётами. Что ещё проверить на тестовом периоде — в материале про бесплатные программы, а сравнение классов решений на рынке — в обзоре программ для автосервиса.
На каких устройствах работать: программа для автосервиса для Windows, для Mac, на Андроид и на iPhone — одна база на всех устройствах, установщики бесплатные.
Частые вопросы
Что должна уметь программа для СТО?
Минимум: заказ-наряды с раздельным учётом работ и запчастей, нормо-часы и тарификация мастеров, база клиентов и автомобилей с историей, печать документов на своих реквизитах, склад запчастей, касса и отчёт по прибыли. Без любого из этих блоков часть учёта останется в тетради.
Чем учёт на СТО отличается от учёта в мастерской на два поста?
На станции с несколькими постами и сменным персоналом появляются задачи, которых нет у мастерской: нужно понимать, кто из мастеров какую работу выполнил, чтобы посчитать зарплату; нужны нормо-часы, а не договорная цена за ремонт; нужны права доступа, потому что за компьютером работает не только владелец; нужен склад, потому что запчасти закупаются впрок.
Есть ли бесплатная программа для СТО?
Полноценных бесплатных программ с поддержкой и обновлениями нет: под словом «бесплатно» обычно понимают урезанную редакцию, пробный период или пиратскую копию. Разумный путь — взять полный пробный доступ и прогнать через него реальные заказы.
Есть ли в программе для СТО онлайн-запись и планирование постов?
В АвтоСервисОнлайн есть: виджет онлайн-записи ставится на сайт станции, заявки попадают в отдельный раздел и одной кнопкой превращаются в заказ-наряд, а календарь показывает загрузку постов на день и неделю. Напоминание клиенту о записи — SMS накануне визита через отдельный модуль «SMS-напоминания клиентам» и подключённый SMS-сервис (SMS оплачиваются провайдеру); без него запись подтверждает приёмщик.