Программа для СТО: заказ-наряды, нормо-часы, склад и зарплата
Станция техобслуживания отличается от гаражной мастерской не размером помещения, а тем, что здесь работают чужие руки. Пока владелец сам крутит гайки и сам считает деньги, учёт помещается в тетрадь. Как только появляются наёмные мастера, сменный приёмщик и запчасти, закупленные впрок, тетрадь перестаёт отвечать на три вопроса: сколько заработал каждый мастер, где сейчас деньги и что лежит на складе.
Ниже — что программа для СТО должна уметь обязательно, чем этот набор отличается от учёта в мастерской на два поста и как это устроено в АвтоСервисОнлайн.
Что меняется, когда мастерская становится станцией
Переход происходит незаметно, а последствия накапливаются. Четыре вещи, которые ломают тетрадный учёт:
- Появляется чужой труд. Пока работал один человек, вся выручка была его. Теперь нужно знать, какую работу выполнил конкретный мастер, по какому тарифу и сколько ему причитается. Без этой связки зарплата считается «на глаз», а на глаз она всегда считается в пользу того, кто громче спорит.
- Цена перестаёт быть договорной. Мастерская называет цену за ремонт целиком. Станция считает по нормо-часам: столько-то часов по такой-то ставке. Иначе один и тот же ремонт у разных приёмщиков стоит по-разному, и клиенты это замечают.
- За компьютером не только владелец. Приёмщик, кладовщик, бухгалтер — каждому нужен свой доступ, и далеко не каждому нужно видеть закупочные цены и зарплаты коллег.
- Запчасти закупаются впрок. Появляется остаток на полке, а вместе с ним — замороженные деньги и вопрос, что там вообще лежит.
Обязательный минимум программы для СТО
Заказ-наряд с раздельным учётом работ и запчастей
Центральный документ станции. Работы — с назначенным мастером, количеством нормо-часов и ставкой. Запчасти — с закупочной ценой, наценкой и ценой продажи по каждой позиции. Раздельный учёт нужен не для красоты: без него невозможно посчитать ни зарплату мастера, ни реальную прибыль ремонта. Про сам документ и его бланк — на странице заказ-наряда, про закрытие ремонта — акт выполненных работ.
Нормо-часы и тарификация мастеров
Программа должна уметь считать оплату мастера тремя способами, потому что на реальной станции применяются все три: часами по ставке (диагностика, слесарка), процентом от стоимости работы (кузовной участок), фиксированной суммой за операцию (шиномонтаж, замена масла). Если система умеет только проценты, часть работ придётся считать вручную.
База клиентов и автомобилей
С разделением на физлиц, юрлиц и ИП — корпоративные клиенты с парком машин на станции появляются быстро, и им нужны реквизиты и отсрочка. Автомобиль хранится с VIN, госномером и пробегом, а под ним — вся история ремонтов. Подробнее про типы клиентов — здесь.
Склад запчастей
Приход, остатки, списание. Задача не в красивых цифрах, а в том, чтобы видеть замороженные деньги: остаток на 400 000 ₽ с оборачиваемостью раз в квартал стоит станции реальных процентов. Про это — отдельная статья.
Касса, смены и зарплата
Разделение наличных и безнала, закрытие смены, сверка. Отдельно — расчёт зарплаты мастеров за период с учётом выплат. Про механику расчёта — в статье про зарплату.
Отчёт по прибыли
Главный отчёт владельца: сколько дал каждый закрытый заказ после вычета закупки запчастей и выплат мастеру. Именно он показывает, что мелочёвка возится в минус, а часть работ продаётся дешевле себестоимости. Подробно — здесь.
Права доступа
Закупочные цены — коммерческая тайна станции, зарплаты — источник конфликтов в коллективе. И то и другое должно закрываться от тех, кому не нужно по работе. Как это настраивается — в статье про права.
Чего в программе для СТО может не быть
Список «обязательного» в рекламе обычно длиннее реального. Что спокойно переживается на старте:
- Онлайн-запись клиентов. На станции с 3–8 постами запись ведётся по телефону, и переносить её в систему имеет смысл, когда поток перестанет помещаться в голову приёмщика.
- Интеграция с бухгалтерией. Пока обороты небольшие, выгрузки раз в квартал достаточно.
- Телематика и диагностическое оборудование. Красиво выглядит на презентации, почти не используется в реальной работе небольшой станции.
А вот на чём экономить нельзя — на печатных документах со своими реквизитами и на истории изменений заказа. Первое избавляет от ручного заполнения бумаг, второе спасает в спорах.
Сколько стоит и с чего начать
АвтоСервисОнлайн работает в браузере: устанавливать и администрировать нечего, резервные копии и обновления на нашей стороне, доступ с компьютера приёмщика и с телефона мастера. Все модули — заказ-наряды, клиенты и автомобили, мастера, поставщики, документы, склад, касса, зарплата, отчёт по прибыли — входят в любой тариф, функционал по тарифам не режется. Тарифы начинаются от 9 900 ₽ в месяц и зависят только от размера станции, условия — на странице тарифов.
При регистрации на счёт начисляется 10 000 ₽, карту привязывать не нужно — этого хватает на 20–30 дней полноценной работы. Правильный способ потратить это время — провести через систему три-четыре настоящих заказа от приёмки до выдачи, распечатать документы и сверить отчёт по прибыли со своими расчётами. Что ещё проверить на тестовом периоде — в материале про бесплатные программы, а сравнение классов решений на рынке — в обзоре программ для автосервиса.