Список позиций склада

Учёт запчастей на складе автосервиса: что оприходовано, сколько осталось, на какую сумму лежит остаток и что пора заказать. По каждой позиции ведётся журнал: кто, когда и почему изменил остаток.

Где найти

Путь: Склад → Запчасти (экран «Склад запчастей»).

Раздел появляется, если у аккаунта включён модуль «Запчасти», а у роли есть право «Доступ к подмодулю» в группе «Склад > Запчасти» (Путь: Настройки → Команда → Роли, блок «Права доступа»). Администратор аккаунта видит раздел без настройки прав.

Итоги сверху

Над списком — одна строка с пятью числами:

• Позиций на складе — сколько позиций с остатком больше 0.
• Заказано у поставщиков — сколько позиций с нулевым остатком (статус «Заказано»).
• Стоимость остатков — остаток × закупочная цена по всем позициям.
• Всего позиций — все позиции склада.
• Пора заказать — сколько позиций дошло до минимального остатка (оранжевое число). Нажмите на плитку — в списке останутся только они. Подробно — Пора заказать.

Ниже — поиск «Артикул, наименование, бренд…», кнопки-фильтры «Все», «На складе», «Заказано», «Пора заказать» (справа от каждой — число позиций) и главная кнопка «+ Позиция» справа. Рядом — меню «Ещё ▾»: Импорт остатков…, Экспорт остатков (с текущим поиском и фильтром), Скачать шаблон, История импортов; нужен модуль «Импорт и экспорт» — см. Импорт и экспорт остатков.

Что показывает таблица

Шторка позиции открывается нажатием на любое место строки.

Колонки «В заказах» и «Свободно» видны, когда включён модуль «Списание в заказах» (Настройки → Модули). Подробно — Связь с заказами.

Колонки сортируются щелчком по заголовку. Список подгружается по мере прокрутки: сначала 50 позиций, дальше сами; страниц с номерами нет. Внизу — «Показано: 50 из 240» или «Всего: 240». Поиск, фильтр и сортировку список помнит, пока открыта вкладка браузера, а когда они отличаются от исходных, рядом с фильтрами появляется «Сбросить». На экранах уже 1280 px вместо таблицы — карточки с теми же данными.

Статусы позиции

Статусов два, и зависят они только от остатка (метка «Пора заказать» — отдельная, она от минимального остатка):

• На складе — остаток больше 0.
• Заказано — остаток 0, в том числе когда всё списано.

Статусов «Получен», «Частично получен», «Списан» нет.

Как добавить запчасть

1. Нажмите + Позиция — откроется окно «Добавить запчасть на склад».
2. Заполните:
   • Наименование — обязательно;
   • Артикул, Бренд — по желанию;
   • Единица — шт (по умолчанию), л, кг, м или компл. — см. Единицы измерения;
   • Минимальный остаток — по желанию: при достижении появится метка «Пора заказать». Пусто — не следить;
   • Закупочная цена;
   • Количество — для штук и комплектов целое, для литров, килограммов и метров можно дробное (до трёх знаков, например 12,5). Ноль ввести нельзя.
3. Нажмите Добавить.

Позиция сразу оприходуется: «Заказано», «Оприход.» и «Склад» равны введённому количеству, статус — «На складе», в журнале появляется запись «Приход».

Единицы измерения

У каждой позиции есть единица, она показывается рядом с количеством везде: в списке, в шторке, в заказе и в печатных документах.

Дробь можно вводить с точкой или запятой. Так масло можно вести в литрах: оприходовали 200 л, в заказе списали 0,5 л. Единицу можно сменить на вкладке «Карточка». Нельзя только сменить литры на штуки, пока на остатке дробное количество (например, 12,5 л): сначала спишите или оприходуйте до целого.

Шторка позиции

Щелчок по строке открывает справа шторку: вверху название, артикул · бренд и остаток крупно (с меткой «Пора заказать», если пора). Под ними четыре вкладки:

• «Остаток» — сведения по позиции (закупка, минимальный остаток, заказано, оприходовано, даты), блок «Оприходовать» — Оприходование и блок «Списать» — Списание. Блок «В заказах» показывает, под какие заказы деталь сейчас в резерве.
• «Движение» — журнал: каждый приход, списание и правка карточки с датой, автором и остатком после. Отсюда отменяют ошибочное списание. Подробно — Журнал движений.
• «Карточка» — правка позиции: «Наименование», «Артикул», «Бренд», «Закупочная цена, ₽», «Единица», «Минимальный остаток»; кнопка Сохранить (после неё «Сохранено ✓») и Удалить позицию.
• «История» — кто и когда менял карточку позиции: «поле: было → стало» и автор. Подробно — Журнал движений.

Остаток в карточке не правится: он меняется только операциями «Оприходовать» и «Списать», поэтому в журнале всегда видно, откуда взялась цифра. Исправили название, артикул, бренд или закупку — в заказах, где позиция уже есть, останутся прежние данные; на «Стоимость остатков» новая закупка влияет сразу по всему остатку. Каждая правка карточки попадает в журнал, например «Закупка 100 → 120».

На телефоне шторка открывается на весь экран, кнопки Оприходовать и Списать закреплены внизу.

Удаление

Меню ⋮ → Удалить в строке → подтверждение Удалить / Отмена; после удаления внизу появляется «Позиция удалена». Позиция удаляется при любом остатке, безвозвратно, вместе с журналом движений (подтверждение предупреждает: «История движений тоже будет удалена»). То же делает кнопка Удалить позицию на вкладке «Карточка».

Если позиция сейчас в резерве под рабочий заказ, удалить её нельзя: система ответит «Позиция используется в заказах: АС-000118, АС-000121. Уберите её из заказов или завершите их». Уберите строку из этих заказов или переведите заказы в «Выполнен» — и удаляйте. Из уже выполненных заказов позиция не мешает удалению: заказы сохранят историю.

Связь с заказами

Склад связан с заказом выбором запчасти: в заказ-наряде на вкладке «Запчасти» пункт Добавить ▾ → Со склада открывает окно «Запчасти со склада» (поиск «Поиск по названию, артикулу или бренду», галочка «Только в наличии»). Там две колонки: «Остаток» и «Свободно». Позиции, у которых всё уже в резерве, серые с подсказкой «Всё в резерве», но выбрать их можно.

Дальше всё делается само, вручную на складе ничего списывать не нужно:

• Пока заказ в работе, деталь в резерве: «Склад» не меняется, растёт «В заказах», падает «Свободно».
• Когда заказ становится «Выполнен», остаток списывается.
• Если заказ вернули в работу, удалили строку или уменьшили количество, остаток возвращается.
• Не хватило на складе — списывается сколько есть, заказ всё равно выполняется, а в заказе остаётся метка «Не списано N — нет на складе» и кнопка «Списать недостающее».

Цена продажи строки считается от закупочной цены со склада по настройке наценки: процент по умолчанию или шкала, с округлением; в строке заказа её можно поправить, склад от этого не меняется.

Подробно — Запчасти в заказе и Статусы заказа.

Окно «Позиция в заказах»

Щёлкните по числу в колонке «В заказах» — откроется окно «Позиция в заказах»: номер заказа, его статус и сколько штук в нём нужно, например «АС-000118 · Выполняется · 1 шт.». По номеру можно перейти в заказ. Так кладовщик видит, кому нужна деталь. Окно открывается при доступе к подмодулю «Списание в заказах»; без него число в колонке видно, но не нажимается. Тот же список есть в шторке позиции, вкладка «Остаток», блок «В заказах».

Если модуль «Списание в заказах» выключен, колонок «В заказах» и «Свободно» нет, а склад и заказ работают по-старому: остаток не меняется. Включить — Настройки → Модули (бесплатно вместе с «Запчастями», у старых аккаунтов по умолчанию выключен).

Частые ошибки

• «Добавил запчасть в заказ, а остаток на складе не уменьшился». Пока заказ в работе, деталь только в резерве: смотрите колонку «В заказах». Остаток спишется при «Выполнен». Ничего вручную списывать не нужно — иначе деталь спишется дважды.
• «В колонке „Свободно“ минус». В рабочих заказах закреплено больше, чем лежит на складе. Оприходуйте деталь или закажите у поставщика.
• «Не получается удалить позицию». Она в резерве под рабочий заказ. Номера заказов названы в сообщении об ошибке.
• «Нет колонок „В заказах“ и „Свободно“». Выключен модуль «Списание в заказах» (Настройки → Модули).
• «В списке нет нужной позиции». Проверьте кнопки-фильтры над списком и поиск; список помнит прошлый выбор, поэтому нажмите Сбросить.
• «Позиция в статусе „Заказано“, хотя я её получал». Остаток 0 — всё списано. Если деталь есть физически, оприходуйте её снова.
• «Почему не могу изменить остаток в карточке». Остаток правится только операциями: Оприходовать (прибавить) и Списать (убавить). Так журнал всегда сходится с остатком.
• «Не вводится дробное количество». У позиции единица шт или компл. — они только целые. Для масла, жидкостей и тросов смените единицу на л, кг или м на вкладке «Карточка».
• «Хочу загрузить остатки из Excel». Ещё ▾ → Импорт остатков… над списком: начальные остатки или накладная поставщика из Excel и CSV, с проверкой до записи и отменой в течение 7 дней. Подробно — Импорт и экспорт остатков. Нет пункта «Ещё ▾» — не хватает права «Импорт и экспорт».
• «Ошибся в цене или названии». Откройте шторку позиции, вкладку «Карточка», поправьте и нажмите Сохранить. Строки уже созданных заказов не меняются.

Дальше

• Оприходование
• Списание
• Журнал движений
• Импорт и экспорт остатков
• Пора заказать
• Запчасти в заказе