Дубли клиентов: найти и объединить

Если один и тот же человек или организация заведены двумя карточками (позвонил с другого номера, клиента создали в заказе и ещё раз в разделе «Клиенты», загрузили файл с уже существующими людьми), историю ремонтов приходится собирать из двух мест. Карточки можно объединить: все заказы, автомобили и рекомендации дубля перейдут к главному клиенту, карточка дубля удалится. Вручную переписывать клиента в каждом заказе больше не нужно.

Объединение делается одной операцией: либо переносится всё, либо, при любой ошибке, ничего не меняется. Отменить объединение нельзя, поэтому перед подтверждением проверьте сравнение.

Кто может

Администратор аккаунта — всегда. Сотрудник — если в его роли есть право «Объединять клиентов» в группе Автосервис > Клиенты (Настройки → Команда → Роли, блок «Права доступа») вместе с «Доступ к подмодулю» этой группы. По умолчанию это право никому, кроме администратора, не выдано. Без него пунктов Найти дубли и Объединить с другим клиентом… в меню нет. Когда баланс исчерпан и аккаунт в режиме просмотра, пункты серые.

Найти дубли

Путь: Автосервис → Клиенты → Ещё ▾ → Найти дубли. Откроется страница «Возможные дубли».

Система показывает группы клиентов, у которых совпадает:

телефон — основной или дополнительный, в любом написании (+7 (961) 111-22-33 и 89611112233 — один номер);
ИНН (от 10 цифр);
VIN или госномер автомобиля (регистр, пробелы и раскладка клавиатуры не важны).

Сравниваются только точные совпадения: «Иванов Иван» и «Иванов И. И.» без общего телефона, ИНН, VIN или номера дублями не считаются, а объединить их можно вручную (см. ниже). Показывается до 50 групп, в группе — до 10 клиентов. Если А совпал с Б по телефону, а Б с В по ИНН, все трое попадут в одну группу.

У группы указаны причины («общий телефон, одинаковая машина»), у каждого клиента — телефон, число заказов и автомобилей, дата добавления. Первым стоит клиент с наибольшим числом заказов (при равенстве — тот, что заведён раньше): он предлагается главным. Если групп нет, страница напишет «Дублей не найдено».

Объединить: пошагово

Из списка дублей

Нажмите Объединить у нужной группы — откроется сравнение первого клиента (главный) со вторым (дубль).
Проверьте и выберите значения, нажмите Объединить клиентов, подтвердите.
Если в группе три клиента и больше, после успеха появится кнопка Объединить со следующим: объединяйте по очереди.

Из карточки клиента

Откройте карточку клиента, который останется главным, и нажмите Ещё ▾ → Объединить с другим клиентом…
В поле поиска введите имя, телефон, госномер или VIN второй карточки и выберите её из списка.
На экране «Объединение клиентов» проверьте сравнение. Если главным должен быть второй клиент, нажмите Поменять местами.
Нажмите Объединить клиентов и подтвердите в окне «Объединить «…» с «…»?». Кнопка в окне фокусируется на «Отмена», чтобы случайный Enter ничего не объединил.

Сравнение: что выбрать

Экран показывает таблицу Поле · Главный · Дубль · Останется (на телефоне — карточки полей, кнопка Объединить клиентов закреплена внизу):

поле одинаковое у обоих — строка серая, подпись «одинаково», выбирать нечего;
поле заполнено только у одного — берётся оно, подпись «из главного» или «из дубля»;
заполнено у обоих по-разному — выберите «Главный» или «Дубль» (по умолчанию — главного).

Особые строки:

Тип клиента выбирается как поле: физлицо и ИП могут быть одним человеком. Если итог — юрлицо, нужно название организации, если физлицо или ИП — фамилия и имя. Пока их нет, кнопка Объединить клиентов неактивна, а у поля написана ошибка: впишите значение или выберите другой вариант.
Паспортные данные, Банковские реквизиты, Руководитель выбираются целиком, одним переключателем, чтобы не смешать серию паспорта одного клиента с номером другого.
Телефоны — номера обоих клиентов без повторов. Выберите основной и дополнительный; если разных номеров больше двух, лишние допишутся в примечание строкой «Другие телефоны: …».
Примечания — «Объединить текст» (по умолчанию: примечание главного, пустая строка, примечание дубля), «Только главного» или «Только дубля».
Скидка клиента меняется только у сотрудника с правом «Скидки»: остальным остаётся скидка главного.

Что переносится

Заказы. Все заказы дубля станут заказами главного. Документы старых заказов (договор, счёт, акты, заказ-наряд) будут формироваться по данным итогового клиента — под таблицей об этом предупреждает экран.
Автомобили, которых нет у главного (строка «Перенесём») переходят как есть, вместе со своими заказами и рекомендациями.
Одинаковые автомобили (строка «Объединим») становятся одной. Машины считаются одинаковыми, если совпадает VIN или госномер; если у обеих указан VIN и он разный, совпадение номера в расчёт не берётся. Остаётся машина главного: её пустые поля (год, VIN, госномер) заполняются из дубля, пробег берётся больший, а заказы и рекомендации машины-дубля переходят к ней. Если марка или модель различаются, останутся как у главного — экран предупредит.
Рекомендации на следующий визит и прочие записи, привязанные к клиенту или его машинам, переходят к главному вместе с ними.
История изменений дубля (кто и когда правил карточку) будет видна на вкладке «История» главного клиента.
Отчёты по прибыли и зарплате не меняются: суммы считаются по заказам.

Карточка дубля удаляется.

После объединения

Откроется карточка главного клиента с уведомлением «Клиенты объединены. Перенесено: заказов …, автомобилей …».

Внизу вкладки «Основное» появится свёрнутый блок «История объединений»: дата, с кем объединён, сколько заказов и машин перенесено, кто объединил.
Если открыть старую ссылку на удалённый дубль (из закладки, чата или письма), система напишет «Этот клиент объединён с другим» и предложит перейти к главному.

Частые вопросы

«Нет пунктов «Найти дубли» и «Объединить с другим клиентом…». У вашей роли нет права «Объединять клиентов». Попросите администратора добавить его в Настройки → Команда → Роли, затем обновите страницу. Модуль Клиенты входит в основу тарифа и отключаться не может.
«Клиенты явно дубли, а в списке их нет». Список строится по точным совпадениям телефона, ИНН, VIN и госномера. Если номера написаны по-разному или телефона нет, объединить можно из карточки: Ещё ▾ → Объединить с другим клиентом…
«Можно ли отменить объединение?» Нет. Если объединили по ошибке, напишите в поддержку в течение 90 дней: по сохранённому снимку данные можно восстановить вручную. Позже снимок удаляется.
«Объединить сразу троих?» По очереди: из «Найти дубли» после первого объединения нажмите Объединить со следующим.
«После объединения у клиента две одинаковые машины». Машины сливаются сами, только если совпал VIN или госномер. Если один из них записан по-разному, останутся две карточки. Лишнюю можно удалить, только если у неё нет заказов.
«Кнопка «Объединить клиентов» не нажимается». У итога нет обязательных полей (фамилия и имя либо название организации) — смотрите ошибку под полем. Проверьте также, что аккаунт не в режиме просмотра из-за нулевого баланса.
«Появилось «Данные клиентов изменились, откройте сравнение заново»». Пока вы смотрели сравнение, кто-то изменил этих клиентов, их автомобили или число заказов. Нажмите Открыть заново и проверьте выбор ещё раз.
«Пропадут ли заказы и отчёты?» Нет: заказы переходят к главному клиенту, суммы в отчётах по прибыли и зарплате не меняются.