Импорт и экспорт клиентов

Перенесите базу из прежней программы или таблицы: клиенты и их автомобили загружаются из Excel или CSV за несколько минут. Перед записью программа показывает, сколько клиентов новых, сколько уже есть в базе и где ошибки, а загруженное можно отменить в течение 7 дней. Выгрузить свою базу в Excel можно в любой момент.

Модуль «Импорт и экспорт» основной: входит в основу тарифа, отдельной платы нет, выключить его нельзя. Загружать и выгружать может администратор аккаунта и сотрудник с правом «Доступ к подмодулю» в группе «Автосервис > Импорт и экспорт» плюс доступом к клиентам. По умолчанию этого права нет ни у одной роли. Если пункта Импорт из файла… или раздела Импорт и экспорт нет, администратор выдаёт сотруднику право в Настройки → Роли; без доступа к клиентам не откроются ни мастер, ни отчёты импорта.

Где найти

Автосервис → Клиенты → Ещё ▾ — Импорт из файла…, Экспорт в Excel, Скачать шаблон, История импортов.
Настройки → Импорт и экспорт — те же кнопки (Загрузить файл, Скачать шаблон, Экспорт в Excel) и журнал загрузок.
Шаг «Загрузите клиентов из файла» в карточке Начало работы на Главной ведёт сразу в мастер, см. Начало работы.

Какой нужен файл

Форматы: .xlsx (Excel) и .csv (UTF-8 или Windows-1251, разделитель «;», запятая или табуляция определяются сами). Старый .xls не принимается: откройте его в Excel и сохраните как «Книга Excel (.xlsx)».
Не больше 5 МБ, 5 000 строк и 40 столбцов. База больше — загрузите несколькими файлами.
Одна строка — один клиент. Несколько автомобилей у клиента — повторите его строку с тем же телефоном и другой машиной: загрузится один клиент с двумя автомобилями.
Нужна ФИО (или Фамилия и Имя) либо Организация. Остальное по желанию: тип клиента, ИНН, КПП, ОГРН, телефон и доп. телефон, источник, примечание, а для автомобиля марка, модель, год, госномер, VIN, пробег. Автомобиль создаётся, если указаны марка и модель.

Скачать шаблон отдаёт Excel-файл с готовой шапкой, двумя серыми строками-примерами и листом «Памятка» с допустимыми значениями. Строки-примеры не загружаются, удалять их не обязательно. Но удобнее выгрузить таблицу из прежней программы как есть: столбцы подберутся по названиям.

Мастер: Файл · Столбцы · Проверка · Готово

Импорт клиентов — шаг «Файл»

Файл. Перетащите файл на экран или нажмите Выберите файл. Если в книге несколько листов, выберите Лист; галочка «Первая строка — заголовки» снимается для файлов без шапки.
Столбцы. Программа сама сопоставила столбцы файла с полями по заголовкам и по содержимому (телефоны, VIN). Проверьте таблицу «Столбец файла · Примеры · Поле», при необходимости выберите поле вручную, а ненужный столбец оставьте на «Не загружать». Одно поле можно назначить только одному столбцу. Кнопка Далее доступна, когда сопоставлены ФИО, Фамилия и Имя либо Организация.
Проверка. В базу пока ничего не пишется. Сверху сводка: Строк в файле · Новых клиентов · Уже в базе · Новых автомобилей · Ошибок · Предупреждений. Ниже список проблем с фильтром Всё / Ошибки / Предупреждения, а кнопка Скачать отчёт сохраняет их в Excel, чтобы исправить файл. Строки с ошибками не загружаются, остальные загрузятся. Нажмите Загрузить N клиентов.
Готово. Итог: Создано клиентов · Дополнено · Создано автомобилей · Пропущено · Ошибок. Отсюда можно Скачать отчёт, перейти К клиентам, Отменить импорт или Загрузить ещё файл.

Файл нигде не хранится: между шагами он отправляется заново, а после загрузки на сервере не остаётся.

Если клиент уже есть

Клиент считается дублем, если его телефон совпал с телефоном клиента в базе (у ИП и организаций без телефона ищется ИНН). Блок «Если клиент уже есть» на шаге «Проверка» выбирает, что делать:

Пропустить (по умолчанию) — клиент из базы остаётся как есть;
Дополнить пустые поля — пустые поля клиента заполнятся из файла, новые автомобили добавятся. Такое дополнение отменой импорта не откатывается;
Создать нового — будет второй клиент с тем же телефоном.

Автомобиль не создаётся повторно, если VIN или госномер уже есть в вашей базе, при любом из вариантов.

Марки, которых нет в справочнике

Названия марок сверяются со справочником, русские написания («Тойота», «Мерседес») распознаются сами. Незнакомые марки собраны в блоке «Марки, которых нет в справочнике»: для каждой выберите Создать новую, Это марка… (выбрать из справочника, если в файле опечатка) или Не загружать автомобили с этой маркой. Справочник марок общий для всех сервисов, поэтому создавайте только настоящие марки.

«Этот файл уже загружали»

Если такой же файл загружали за последние 30 дней, на шаге «Проверка» появится предупреждение с датой. Загрузить его снова можно, поставив галочку «Всё равно загрузить»; сработает выбранная стратегия дублей.

Отменить импорт

Ошиблись файлом? В течение 7 дней: Настройки → Импорт и экспорт, в строке нужного импорта ⋮ → Отменить импорт (или кнопка Отменить импорт на шаге «Готово»). Клиенты и автомобили, созданные этим импортом, удалятся. Клиенты, у которых уже есть заказы, останутся: система покажет, сколько удалено и сколько оставлено. Отменить может тот, кто загружал, и администратор аккаунта.

Журнал и отчёты

Настройки → Импорт и экспорт хранит историю: дата, файл, кто загрузил, итог и статус («Выполнен» или «Отменён»). ⋮ → Отчёт скачивает Excel с итогами и проблемными строками. Отчёт хранится 30 дней, потом остаётся только итог.

Экспорт в Excel

Клиенты → Ещё ▾ → Экспорт в Excel выгружает клиентов с текущим фильтром и поиском списка: выбрали тип «ИП» или нашли «Иванов» — в файл попадут только они. Кнопка в Настройки → Импорт и экспорт выгружает всю базу. В файле та же структура, что в шаблоне (плюс «Источник» и «Добавлен»), по строке на автомобиль, так что его можно загрузить обратно. Паспортные и банковские данные и скидки не выгружаются. Лимит — 20 000 строк за раз и 10 выгрузок в час.

Частые вопросы

«Не тот формат файла». Принимаются .xlsx и .csv. Для .xls и .ods сохраните файл как .xlsx; не переименовывайте расширение руками: содержимое проверяется.
«Столбец не определился». Выберите поле вручную на шаге «Столбцы» или переименуйте заголовок в файле, например «Телефон», «Госномер», «VIN».
«Файл больше 5 МБ» или «слишком много строк». Разбейте файл на части до 5 000 строк.
«Телефон не распознан — не загружен». Это предупреждение: клиент загрузится, но без этого номера. Номер принимается в любом виде (+7, 8, скобки, пробелы), но без букв и в 7–15 цифр. Несколько номеров в одной ячейке через «,», «;» или «/» распознаются: первый станет основным, второй дополнительным.
«Загрузилось не всё». Откройте Скачать отчёт: по каждой строке указана причина.