Приход и расход

Внутри открытой смены вносятся операции трёх типов: поступление (приход) увеличивает остаток кассы, расход уменьшает, инкассация — выемка денег из кассы (сдали в банк, отдали владельцу) — тоже уменьшает остаток, но расходом не считается.

Где найти

Путь: Бухгалтерия → Касса, кнопки Поступление, Расход, Инкассация в карточке открытой смены справа. Если смена не открыта, сначала откройте её — Смены кассы.

Как внести операцию

Нажмите Поступление, Расход или Инкассация — откроется окно с тем же названием.
Заполните:
- Сумма — больше 0. Вводите положительное число: знак система поставит сама (минус для расхода и инкассации).
- Описание — обязательно. За что: «Оплата заказа № 412», «Купил ветошь», «Инкассация в банк».
- Статья — только в «Поступлении» и «Расходе» и только если у аккаунта включён модуль «Доходы и расходы» (см. ниже).
Нажмите Добавить.

На экранах уже 1024 px окно открывается панелью внизу страницы — прокрутите вниз.

Операция появится в таблице «Операции смены», ожидаемый остаток пересчитается. Дата и время операции — момент добавления, их ставит система: провести операцию прошедшим числом нельзя. Если забыли провести вчера — внесите сегодня и укажите в описании, к какому дню она относится.

Касса ведёт одну сумму: наличные и безнал не разделяются. Назначение расхода пишется в «Описании», а при включённом модуле «Доходы и расходы» ещё и выбирается в поле «Статья».

Поле «Статья»

Если администратор включил модуль «Доходы и расходы» (подробнее), в окнах «Поступление» и «Расход» появляется обязательное поле «Статья»: «Аренда помещения», «Реклама и маркетинг», «Прочие расходы» и другие. По умолчанию выбраны «Прочие доходы» и «Прочие расходы»; без статьи операцию не сохранить («Выберите статью»). У инкассации и оплат заказа статьи нет.

В карточке смены, если есть операции без статьи, показано «Ещё не в статье: N» — нажмите, и откроется журнал Доходы и расходы → Операции с фильтром «Без статьи», где статью выбирают прямо в строке (у закрытой смены тоже). Старые операции остаются без статьи, пока вы их не разнесёте.

Инкассация

Инкассация — когда деньги забирают из кассы: сдают в банк, отдают владельцу. Она уменьшает ожидаемый остаток:

Ожидаемый остаток = На начало + Поступления − Расходы − Инкассация.

В Отчёте по кассе инкассация показывается отдельно и в итог «доход − расход» не входит.

Операции по заказу

Когда клиент платит наличными, вносить поступление в кассе вручную не нужно. Оплату принимают в заказе, на вкладке «Оплата», и если смена открыта, она сама ложится в кассу поступлением «Оплата заказа АС-000123». Возврат наличными записывается расходом «Возврат по заказу АС-000123». Подробно — Оплата.

В таблице «Операции смены» и в Отчёте по кассе такая операция помечена «по заказу», а номер заказа — ссылка: нажмите, и откроется заказ.

Карта и перевод в кассу не попадают: касса ведёт только наличные.
Смена не открыта. Оплату можно принять без кассы: у неё будет метка «Не в кассе». Откройте смену и нажмите в заказе В кассу — операция запишется в текущую смену.
Ожидаемый остаток считается как обычно. Если возврат наличными больше того, что сейчас в кассе, система предупредит, но не запретит.
Расход и поступление, не связанные с клиентами (ветошь, аренда), по-прежнему вносятся здесь вручную.

Ручное поступление в кассе заказ оплаченным не отмечает: оплата должна быть принята в самом заказе.

Удаление операции

Пока смена открыта, операцию можно удалить корзиной в её строке. Ожидаемый остаток пересчитывается. Удалить операцию может любой с доступом к кассе.

Если операцию создала оплата заказа, система переспросит: «Операция создана оплатой заказа … Оплата останется без записи в кассе». После подтверждения операция исчезнет из кассы, а у оплаты в заказе появится метка «Не в кассе» и кнопка В кассу. Чтобы убрать и оплату, удалите её в заказе: тогда вместе с ней уйдёт и запись в кассе.

Редактирования нет: чтобы исправить сумму или описание, удалите операцию и внесите заново. В закрытой смене кнопки удаления нет — операцию уже не убрать.

Частые ошибки

«Не вижу кнопок операций». Смена не открыта. Нажмите Открыть смену — операции добавляются только в открытую смену.
«Кнопка „Добавить“ неактивна». Не заполнено Описание или сумма не больше 0. При включённом модуле «Доходы и расходы» нужна ещё «Статья».
«Пропала операция». Смена общая на весь аккаунт — операцию мог удалить коллега с доступом к кассе. Обновите страницу.
«Принял наличные в заказе, а в кассе их нет». Оплата была принята без кассы или запись удалили в кассе. В заказе у такой оплаты метка «Не в кассе»: откройте смену и нажмите В кассу.
«Нужно провести операцию вчерашним числом». Нельзя — время ставит система. Внесите сейчас и укажите дату в описании.