Пора на ТО и «Давно не были»

Клиент заменил масло полгода назад и забыл, а вы забыли о нём. Модуль «Пора на ТО» считает такие случаи за вас. Вы один раз говорите, как часто повторяется работа («масло — каждые 10 000 км или 12 месяцев»), а программа по заказ-нарядам сама находит машины, которым пора, и клиентов, которые давно не приезжали. Остаётся открыть список и написать или позвонить. Рекламы и рассылок для этого не нужно: в списке те, кто у вас уже обслуживался.

Модуль платный: 299 ₽ за сотрудника в месяц, работает вместе с «Заказ-нарядами». Администратор аккаунта включает его в Настройки → Модули (у аккаунтов на прежней ставке он может быть уже включён без доплаты). Сотруднику нужно право «Доступ к подмодулю» у «Пора на ТО» в его роли (Настройки → Роли); администратор видит раздел всегда. Подробнее о ценах — Подключённые модули.

Где найти

Путь: Автосервис → Пора на ТО (пункт сразу под «Отложенными работами»). У пункта в меню бейдж: сколько машин ждут звонка прямо сейчас («Пора сейчас»). Нет бейджа — обзванивать некого.

С чего начать: интервалы работ

Список заполнится, когда хотя бы у одной услуги или комплекса указан интервал. До этого страница пустая: «Интервалов пока нет» с кнопками «Подобрать интервалы» и «Открыть услуги».

Быстрый путь (администратор). Нажмите «Подобрать интервалы». Программа посмотрит ваши услуги и комплексы без интервала и предложит типовые значения по названию: «Замена масла» — 10 000 км или 12 мес, «Тормозная жидкость» — 24 мес, «Антифриз» — 60 000 км или 36 мес, «ГРМ» — 90 000 км или 60 мес, «Свечи» — 30 000 км или 24 мес, «Салонный фильтр» — 15 000 км или 12 мес, «Кондиционер» — 12 мес, «Шиномонтаж» и сезонная смена шин — 6 мес, «ТО» — 15 000 км или 12 мес.

В окне у каждой строки галочка и два поля: пробег и срок. Это только подсказка: проверьте числа под свои марки и снимите галочки с лишнего. Нажмите «Сохранить отмеченные» — сохранится только отмеченное. Тот же шаг есть в карточке «Начало работы» на Главной: «Укажите интервалы работ».

Вручную. Откройте Справочники → Услуги, нажмите на услугу, в окне найдите строку «Повторять: каждые … км или … мес». Для комплекса — Справочники → Комплексы работ, окно комплекса. Правила:

• Укажите пробег, срок или оба значения. Срабатывает то, что наступит раньше.
• Пробег — от 500 до 500 000 км, срок — от 1 до 120 месяцев. Оба поля пустые — работа не периодическая, напоминать о ней не будем.
• В списке услуг у периодической работы значок вида «↻ 10 000 км / 12 мес».

Поле появляется в окне услуги и комплекса, только когда модуль включён и у вас есть к нему доступ.

Как программа считает «когда пора»

Считается само, ничего вводить не нужно. Основа — выполненные заказы: заказ в статусе «Выполнен» или «Закрыт» с работой, у которой есть интервал, это «визит». Работа считается сделанной, если в заказе есть строка этой услуги или строка из применённого комплекса с таким интервалом (комплексы учитываются в заказах, где их применили после включения модуля; в более ранних заказах считаются только услуги).

От последнего визита с этой работой программа определяет ожидаемую дату:

• По сроку. Дата визита плюс срок: масло заменили 10 марта, интервал 12 мес — пора 10 марта следующего года.
• По пробегу. Пробег на визите плюс интервал, например 48 000 + 10 000 = 58 000 км. Дату программа вычисляет по среднему пробегу машины: сколько она проезжает в месяц. Если он 1 400 км, до 58 000 км осталось около семи месяцев.
• Если указаны оба, берётся то, что наступит раньше.

Откуда берётся пробег визита: из Акта осмотра заказа (поле пробега; нужен модуль «Акт осмотра»), а если акта нет, то из карточки автомобиля, когда пробег там больше, чем на прошлом визите. Поэтому приёмщику стоит вносить пробег при приёмке: без него прогноз по километрам неточен. Средний пробег появляется, когда у машины есть два визита с пробегом, между которыми не меньше 60 дней.

Что значит знак «≈». Если интервал только в километрах, а среднего пробега ещё нет (мало визитов), программа оценивает по пробегу в год из настроек (по умолчанию 15 000 км в год). Такая дата помечается «≈» и подписью «оценка по 15 000 км/год»: это ориентир, а не точный срок. После второго визита с пробегом оценка заменится расчётом по этой машине. Подпись «по сроку» без «≈» значит точную дату по месяцам.

Если у машины в рекомендациях есть работа со сроком или пробегом, она тоже попадёт в список со своей ожидаемой датой.

Статусы

У машины несколько периодических работ? В списке одна строка: ближайшая работа и пометка «· ещё 2». Все работы машины с датами видно в карточке автомобиля (ниже).

Вкладка «Пора на ТО»

Колонки: Автомобиль (марка, модель, госномер), Клиент (имя и телефон), Что (ближайшая работа), Когда (дата и/или пробег, под ней подсказка «по сроку», «по среднему пробегу», «оценка по … км/год») и Статус. Сортировка по колонке «Когда»: просроченные сверху. На телефоне каждая машина — карточка.

Чипы над списком, с числами:

• Пора сейчас (по умолчанию): просрочено и пора в ближайшие 30 дней. Без тех, кому уже написали, кого скрыли и у кого сейчас открыт заказ;
• Просрочено и В ближайший месяц — те же машины по отдельности;
• Написали — кому вы написали за последние 14 дней;
• Скрытые — отложенные и те, о ком вы решили больше не напоминать;
• Все — любые машины, у которых есть прогноз: «В плане» и «Не обновлено», а также машины с открытым заказом (у них в статусе «· В заказе АС-…»).

Поиск ищет по госномеру, имени клиента, телефону и VIN. Число в бейдже меню совпадает с числом на чипе «Пора сейчас».

Машина с открытым заказом (статусы «Новый», «Ждём заказчика», «Ждём запчастей», «Выполняется») в «Пора сейчас» не показывается: клиент уже у вас. Когда заказ закроется, прогноз обновится сам.

Что можно сделать со строкой

• Написать открывает окно сообщения клиенту с готовым шаблоном «Пора на ТО»: подставятся имя, автомобиль, госномер, работа и ожидаемая дата («Здравствуйте, Иван! Вашему Kia Rio А123ВС77 пора на ТО-1 — ориентировочно 20.10.2026. Запишем на удобное время?»). Текст можно поправить перед отправкой, а сам шаблон изменить в Настройки → Сообщения клиентам. Выберите WhatsApp, Telegram или SMS: сообщение отправите вы сами с вашего телефона или компьютера (с подключённым модулем SMS-напоминания клиентам есть ещё «SMS через шлюз»: оно уйдёт с сервера). Нужен модуль Сообщения клиенту; без него главная кнопка строки — Позвонить. Если у клиента нет телефона, кнопка серая.
• После выбора канала строка уходит в чип «Написали» на 14 дней и получает пометку «написали 12.10». Не приехал за две недели, строка вернётся в «Пора сейчас». Приехал и заказ выполнен: пометка снимается сама.
• Позвонить набирает номер (на телефоне сразу звонок). Нажатие на телефон или госномер копирует его.
• Меню «⋮»:
  • Отложить на 1 мес и Отложить на 3 мес — убрать строку на время; потом она вернётся сама;
  • Не напоминать — убрать насовсем (строка уйдёт в «Скрытые», текст «не напоминать»);
  • Вернуть — вернуть скрытую строку в список;
  • Открыть клиента — карточка клиента, машина сразу раскрыта на вкладке «История».
• Нажатие на строку делает то же, что Открыть клиента.

Новый визит клиента (выполненный заказ) сам снимает все отметки: «написали», «отложено» и «не напоминать». Список снова чистый.

Вкладка «Давно не были»

Здесь клиенты, у которых последний визит давно, нет открытого заказа и вы не скрывали их. Это те, кто ушёл тихо: не поймать по интервалам, но вернуть дешевле, чем найти нового.

Один и тот же клиент может быть в обоих списках: его машине пора на ТО, а сам он давно не приезжал. Колонки: Клиент, Автомобиль (первая машина и «ещё N»), Последний визит (дата и «14 мес назад»), Визитов и Сумма заказов. По умолчанию сверху самые ценные клиенты (по сумме), сортировку можно переключить на дату визита.

Чипы-пороги: «Больше 6 мес», «Больше 12 мес» (порог по умолчанию), «Больше 24 мес» и «Все». Рядом выпадающий список «Отметка»: Не написали / Написали / Скрытые. Поиск работает по клиенту, телефону и госномеру.

Клиенты, которых не было больше трёх лет, видны только в «Все»: обычно они уже ушли насовсем, и в рабочие чипы такой хвост не попадает.

Действия те же: Написать (шаблон «Давно не были» приглашает проверить автомобиль и записаться), Позвонить, Отложить, Не напоминать, Открыть клиента. «Написали» тоже действует 14 дней.

Прогноз в карточках

• Карточка клиента → Автомобили → строка машины → «История». Сверху «Следующее ТО ≈ 20.06.2027 или 58 000 км · Замена масла» и «Средний пробег ≈ 1 400 км/мес» (или «пока неизвестен — нужно два визита с пробегом»). Нажмите на блок: раскроются все периодические работы машины с датами, статусами и «была 13.03.2026». Блока нет, если у машины ещё не было периодических работ.

• Заказ → правая колонка → блок «Пора на ТО». Когда в заказе выбрана машина, под ней до трёх работ, которым пора: «Пора: Замена масла — была 13 мес назад». Кнопка «Добавить в заказ» кладёт услугу в заказ по цене из прайса, а комплекс применяет целиком (у комплекса в несохранённом заказе кнопки нет: сначала сохраните заказ). Работа, которая уже есть в заказе, из блока пропадает. В закрытом заказе кнопок нет.

Так напоминание превращается в продажу: клиент приехал, приёмщик видит, чего не хватает, и предлагает.

Настройки

Путь: Настройки → Пора на ТО (только администратор).

• «Давно не были» — без визита больше: 6, 12, 18 или 24 мес. По умолчанию 12. Это порог чипа по умолчанию на вкладке «Давно не были».
• Пробег в год, если неизвестен, км: от 5 000 до 100 000, по умолчанию 15 000. Нужен для оценки «≈» у машин, по которым ещё мало визитов с пробегом. Для таксопарка поставьте больше, для городской машины можно меньше.
• Еженедельный push администраторам: по понедельникам в 10:00 по Москве.

Сохраните кнопкой «Сохранить». После смены порога или пробега списки пересчитываются сами.

Push по понедельникам

Администратор аккаунта по понедельникам около 10:00 (мск) получает уведомление в приложении «Возврат клиентов»: «Пора на ТО: 7 · Давно не были: 12». В нём только числа: ни имён, ни телефонов, ни госномеров, потому что текст виден на экране блокировки. Нажмите на уведомление: откроется страница «Пора на ТО». Если оба числа ноль, push не приходит.

Нужно приложение для Android или iPhone. Личный выключатель вида: Настройки → Оповещения, карточка «Push-уведомления», строка «Пора на ТО и давно не были». Общий выключатель для всего аккаунта: галочка еженедельного push в Настройки → Пора на ТО.

Что видно сотрудникам

• Раздел, бейдж, списки и блоки в заказе и карточке машины видят сотрудники с правом «Доступ к подмодулю» у «Пора на ТО». В списках есть телефоны клиентов.
• Поле «Повторять» в окне услуги и комплекса видят те же сотрудники, но правят справочник только те, у кого есть доступ к услугам и комплексам.
• «Подобрать интервалы» и вкладку настроек видит только администратор аккаунта.
• Когда баланс исчерпан и аккаунт в режиме просмотра, списки видны, но «Подобрать интервалы», «Отложить», «Не напоминать» недоступны.

Частые вопросы

• «Пункта „Пора на ТО“ нет в меню». Модуль выключен (Настройки → Модули, включает администратор) или у вашей роли нет права «Доступ к подмодулю» у «Пора на ТО» (Настройки → Роли). Модуль работает только вместе с «Заказ-нарядами».
• «Список пустой». Проверьте по порядку: указан ли интервал хотя бы у одной услуги (Справочники → Услуги, поле «Повторять», либо кнопка «Подобрать интервалы»); были ли у машин выполненные заказы с этой услугой (заказ должен быть «Выполнен» или «Закрыт»); не стоит ли чип «Пора сейчас», когда всё «В плане» (откройте «Все»). Сразу после включения модуля или смены интервала расчёт занимает до минуты.
• «Машины нет в списке». Откройте чип «Все» и найдите её поиском. Причины: у неё не было заказа с периодической работой; сейчас открыт заказ; вы её скрыли или отложили; ожидаемая дата далеко впереди («В плане») или давно прошла («Не обновлено»); вы написали клиенту, и строка в чипе «Написали».
• «Услуга есть в заказе, а машина не появилась». Заказ ещё не «Выполнен»: расчёт идёт по выполненным и закрытым заказам. Либо работа вписана в заказ без привязки к услуге справочника (набрана вручную): такую строку программа не узнаёт. Выбирайте услугу из справочника или комплекс.
• «Откуда дата со значком ≈?». У машины пока мало визитов с пробегом, и программа оценивает по пробегу в год из Настройки → Пора на ТО. Вносите пробег в Акте осмотра при приёмке. После двух визитов с пробегом дата станет точнее.
• «Дата неправильная, машина давно проезжает больше (меньше)». Средний пробег считается по визитам. Проверьте пробег в Актах осмотра: при ошибке в цифре расчёт сдвинется. Исправьте пробег в акте нужного заказа.
• «Отметили „Написали“ по ошибке». Строка вернётся в «Пора сейчас» сама через 14 дней. Если клиент приедет и заказ выполнят, отметка снимется раньше.
• «Клиент не хочет напоминаний». В меню «⋮» выберите «Не напоминать»: строка уйдёт в «Скрытые». Вернуть можно там же: «Вернуть».
• «Нет кнопки „Написать“». Не включён модуль «Сообщения клиенту» или у роли нет права на него. Остаётся «Позвонить». Если кнопка серая, у клиента нет телефона.
• «Не приходит недельный push». Push не приходит, если оба числа нулевые, если в Настройки → Оповещения выключена строка «Пора на ТО и давно не были», если снята галочка в Настройки → Пора на ТО или приложение не установлено (что делать).
• «Хочу автоматические рассылки клиентам». Сам список ничего не отправляет: он подсказывает, кому написать, а сообщение вы отправляете кнопкой. Автоматическое SMS «пора на ТО» делает отдельный модуль SMS-напоминания клиентам: оно уходит за выбранное число дней до даты ТО, только клиентам с отметкой «Согласен на напоминания о ТО» в блоке «Связь» карточки клиента.

Дальше

• Автомобили клиента
• Справочник услуг
• Комплексы работ
• Сообщения клиенту
• SMS-напоминания клиентам
• Рекомендации к следующему визиту