Номер заказа и документов
Каждому заказу автоматически присваивается номер вида АС-NNNNNN — сквозной в пределах вашего аккаунта. У каждого из пяти документов заказа (заказ-наряд, акт приёмки, счёт, акт выполненных работ, договор) есть свой номер и своя дата — по умолчанию номер равен номеру заказа, но его можно поменять.
Формат
АС-000412
- Префикс АС (кириллицей) — фиксированный.
- Шесть цифр с ведущими нулями.
- Счётчик сквозной по аккаунту: у каждого автосервиса своя нумерация. Новый заказ получает наибольший номер в аккаунте плюс один.
Сам номер заказа поменять нельзя, начальное значение счётчика тоже не задаётся.
Почему номера не переиспользуются
При удалении заказ уходит в статус Удалённый и остаётся в базе вместе со своим номером. Поэтому номер не освобождается и следующий заказ получит следующий номер. Так два разных заказа никогда не получат один номер — сверка по бумагам не развалится.
Номера и даты документов
Где: карточка заказа → вкладка «Документы». В строке каждого документа («Заказ-наряд», «Акт приёмки», «Счёт на оплату», «Акт выполненных работ», «Договор») два поля: номер и дата.
- № — любой текст. При создании заказа у всех пяти документов номер равен номеру заказа. Если поле пустое, в нём серой подсказкой виден номер заказа.
- Дата — по умолчанию дата создания заказа (по московскому времени). Можно выбрать любую другую.
- Изменения записываются кнопкой Сохранить в шапке заказа. PDF и Word собираются из сохранённых значений: сначала Сохранить, потом откройте заказ снова и скачайте документ.
- Если стереть «№» и нажать Сохранить, номер документа снова станет номером заказа.
- У каждого документа номер и дата свои: правка счёта не меняет номер акта или договора.
- В шапке документа рядом с датой по умолчанию стоит и время создания заказа; если дату выбрали вручную, печатается только дата.
- Смена номера или даты документа записывается в Историю — «№ счёта», «Дата счёта» и т. п. Пишется только реальная смена: стереть стандартный номер (он восстановится) — не изменение.
- В закрытом заказе номера и даты не поменять, пока не нажать Раскрыть заказ.
Акт дефектовки и диагностический лист всегда печатаются с номером и датой создания заказа — отдельных полей у них нет.
Пример: бухгалтерия ведёт свою нумерацию счетов вида С-00042. Впишите этот номер в поле «№» карточки «Счёт на оплату», нажмите Сохранить — номер попадёт в PDF и Word счёта. Своего счётчика для счетов нет: номер вписывается вручную в каждом заказе.
Частые ошибки
- «Номера заказов идут не подряд». Так и должно быть: между ними могут быть удалённые заказы, чей номер занят навсегда.
- «Поменял номер счёта, а в PDF старый». Документ собирается из сохранённого заказа. Нажмите Сохранить, откройте заказ снова и скачайте документ ещё раз.
- «Стёр номер документа — что будет?» После Сохранить номер документа станет равен номеру заказа.
- «Хочу начать с номера 100 000». Начальное значение счётчика задать нельзя. Если это критично, напишите в поддержку.