Печатные документы автосервиса: заказ-наряд, счёт, договор, акт — что не забыть

17 августа 2026 · 10 мин чтения

Клиент забирает машину, приёмщик распечатывает пачку бумаг, клиент подписывает. Через неделю приходит бухгалтер: «в счёте нет расчётного счёта, банку не понравилось; в акте не расписано, из чего складывается сумма; заказ-наряд и акт под одним и тем же номером — это как?». Каждая ошибка — потерянные полчаса на переделку и повторную встречу с клиентом. Ниже — что должно быть в пяти основных документах автосервиса, чтобы бухгалтер и клиент оба остались довольны с первого раза.

Пять документов и их роли

Все пять — часть одного круга обслуживания одного клиента. Пропустил документ — придёт вопрос либо от клиента, либо от бухгалтера, либо от проверяющего.

Все пять собираются из одной карточки заказа: клиент, автомобиль, услуги, запчасти, задатки. В настройках документов задаются реквизиты, логотип и тексты примечаний, которые приписываются в конце документа; сам вид документов общий.

Заказ-наряд

Главный документ по работам. Клиент подписывает при приёмке — это его согласие на перечень и сумму.

Что автозаполняется: исполнитель (ваши реквизиты), клиент, автомобиль (марка, модель, VIN, гос. номер, пробег), номер заказа, дата, список услуг с ценами и количеством, список запчастей с ценами, задатки, итог. В шапке — кто принял заказ.

Что руками: обычно ничего, если справочники в порядке. Название работы берётся из справочника услуг и одинаково во всех заказах, поэтому подробности (например, «диагностика подвески — стойки, стабилизатор, тяги») лучше сразу заводить отдельной услугой.

Что забывают проверить: итоговую сумму с учётом задатков. В шаблоне заказ-наряда должно быть две строки внизу: «Итого по работам и запчастям» и «К оплате с учётом задатка». Если задаток есть, а вторая строка пустая — клиент подпишет «полную» сумму и потом будет спор.

Акт приёмки автомобиля

Второй документ, который подписывается сразу. Юридически защищает сервис от претензий типа «у меня царапина появилась после ремонта». Про его содержимое подробно — в отдельной статье про приёмку за 5 минут.

Что автозаполняется: клиент (имя и телефон), автомобиль, номер и дата заказ-наряда; с вкладки «Осмотр» — пробег, топливо, комплектность, повреждения и подпись клиента (в PDF).

Что руками: состояние кузова (обводится ручкой на диаграмме), уровень топлива (отмечается на пиктограмме бака), комплектация (ставятся галочки: техпаспорт, ключи, коврики, домкрат, запаска). Специально — ручкой, а не через экран: приёмка часто под дождём, экран мокрый.

Что забывают: подпись клиента на обеих копиях (клиенту и сервису). Акт без двух подписей — просто листок. Многие сервисы для верности штампуют «Ответственное хранение — от такого-то часа» — на случай спора о том, когда именно клиент оставил машину.

Настройки шаблона — в акте приёмки.

Счёт на оплату

Нужен клиентам ЮЛ и ИП, которые платят с расчётного счёта. ФЛ обычно платят наличными или картой, счёт им — по требованию.

Что автозаполняется: образец платёжного поручения с реквизитами вашей организации из настроек реквизитов (название, ИНН, КПП, расчётный счёт, БИК, банк, корр. счёт), реквизиты клиента, номер и дата счёта (по умолчанию — номер заказа, можно вписать свой), список работ и запчастей с суммами, итог прописью и условия оплаты.

Что руками: «Основание платежа» — если стандартной формулировки недостаточно. Обычно оставляют шаблонную «Оплата за ремонт автомобиля по договору №...».

Что забывают:

• Расчётный счёт и банк. Если не заполнены в реквизитах сервиса — счёт распечатается с пустыми полями. Клиент не сможет оплатить.
• Правильный ИНН/КПП клиента-ЮЛ. Если клиент завёлся как ФЛ, а потом попросил счёт на компанию — надо либо править карточку клиента, либо заводить отдельного ЮЛ-клиента с реквизитами.
• НДС. На УСН — «Без НДС», на ОСНО — «в том числе НДС 20%». В АвтоСервисОнлайн строки НДС в документах нет и настройки НДС тоже: суммы печатаются как введены в заказе.

Настройки — в шаблоне счёта.

Договор

Обязателен для юрлиц. Для физлиц — на усмотрение сервиса; чаще всего оформляется на крупные работы (кузовной ремонт от 50 000 ₽, капремонт двигателя).

Что автозаполняется: преамбула («Исполнитель, именуемый ...» и «Заказчик, именуемый ...») с реквизитами обеих сторон, предмет договора (со ссылкой на заказ-наряд), сумма, срок, дата, номер договора.

Что руками: тело договора — один раз, в настройках шаблона. Прописываются условия: гарантия (сколько дней/км), ответственность за скрытые дефекты, порядок разрешения споров. Один раз настроили — дальше только подставляются реквизиты и суммы.

Что забывают: обновлять шаблон при изменении законодательства. Раз в год стоит перечитать глазами юриста — не появилось ли пункта, который стал незаконным.

Настройки — в шаблоне договора.

Акт выполненных работ

Финальный документ. Клиент подписывает — работы приняты, претензий нет. Дальше по этому акту закрывается заказ и деньги признаются выручкой.

Что автозаполняется: реквизиты обеих сторон, номер и дата акта (по умолчанию — номер заказа), ссылка на договор, список выполненных работ и использованных запчастей с ценами и количеством, итоговая сумма, гарантия (в днях или километрах).

Что руками: при необходимости — правки по факту (мастер по ходу работ добавил или убрал позицию — правится в заказе, автоматически подтягивается в акт).

Что забывают:

• Гарантию. Пустое поле «Гарантия на выполненные работы: ___» — клиент через месяц придёт с вопросом. Формулировка задаётся один раз в шаблоне: «6 месяцев или 10 000 км, в зависимости от того, что наступит раньше».
• Подпись «работы принял». Клиент может подписать «получил документ» — это не то же самое, что «принял без претензий».
• Печать сервиса. На договорах и актах для юрлиц — обязательна. Настройте, чтобы в шаблоне была отведена рамка «М.П.» на нужном месте.

Настройки — в шаблоне акта выполненных работ.

Реквизиты и логотип

Реквизиты сервиса — единая точка правды: заполняются один раз в настройках, дальше подставляются во все документы. Что должно быть:

• Название организации (для ЮЛ — полное и краткое, для ИП — «ИП Иванов Иван Иванович»).
• ИНН, КПП (у ЮЛ), ОГРН/ОГРНИП.
• Юридический адрес.
• Фактический адрес (если отличается — обычно адрес сервиса).
• Телефон, e-mail.
• Банковские реквизиты: расчётный счёт, БИК, банк, корр. счёт.

Логотип загружается в настройки логотипа: PNG, JPEG или WebP до 2 МБ, лучше горизонтальный, с пропорцией примерно 8 к 3 (например 800 × 300 пикселей). Появляется в шапке заказ-наряда, счёта, договора, акта выполненных работ и акта дефектовки. Не пытайтесь вклеить логотип «за счёт» пустых полей внизу — макет собирается автоматически, поехавшие поля выглядят непрофессионально.

Раздельная нумерация

Одна из типовых ошибок — сквозная нумерация всего подряд. У документов автосервиса должно быть минимум три независимых счётчика:

• Заказы — номер вида АС-000123, растёт монотонно с начала работы сервиса.
• Счета — 001/2026, 002/2026, обнуляется каждый год.
• Акты выполненных работ — своя нумерация, независимо от счетов и заказов.

Почему раздельно: бухгалтеру нужны непрерывные последовательности отдельно по счетам и отдельно по актам — при проверке налоговая смотрит именно так. Если у вас счёт №117 и акт №117 на разные заказы — это выглядит подозрительно. Если у вас счёт №1 в новом году — правильно; если акт №1 без пропусков за прошлый — тоже правильно.

В АвтоСервисОнлайн отдельных счётчиков для счетов и актов нет: у каждого документа заказа своё поле «№» и своя дата, по умолчанию там номер заказа, а свой номер вписывают вручную на вкладке «Документы». Подробно — в настройках документов.

Что дальше

Не пытайтесь оформить все документы «правильно» в первый же день — заполните реквизиты и логотип, распечатайте на пробном заказе все пять шаблонов, покажите бухгалтеру. Пусть покажет пальцем, где что не так. Дальше — правьте шаблоны один раз, и весь следующий год документы выходят готовыми.

Смотреть дальше: настройки документов, загрузка логотипа, приёмка за 5 минут — где рождается акт приёмки, СЭД для автосервиса — обзорно, что ещё умеет система.