Приёмка автомобиля за 5 минут: что должно быть в акте и заказ-наряде
Клиент подъезжает, приёмщик открывает капот, смотрит пробег, кивает — и оба тратят следующие 20 минут на бумажки: акт приёмки от руки, заказ-наряд «пока в блокнот, потом перебью», задаток «положил в кассу — не забыть провести». Через час клиент уехал, а бумажки лежат стопкой — и половина работ до конца дня не всплывёт. Ниже разбираем, как оформить приёмку так, чтобы за один визит клиента получить и подписанный акт, и заказ-наряд, и корректный счёт — за пять минут, а не за двадцать.
Два документа, а не один
Первое, что путают начинающие: акт приёмки автомобиля и заказ-наряд — это разные документы, у них разные задачи.
- Акт приёмки фиксирует состояние машины на момент приёма: марка, гос. номер, VIN, пробег, повреждения кузова, уровень топлива, что оставлено вместе с ключами. Подписывается сразу — до начала работ. Если клиент через месяц скажет «у меня царапина сзади появилась после вашего ремонта» — акт защищает сервис.
- Заказ-наряд фиксирует что будет сделано и за сколько: список работ и запчастей с ценами, ответственные мастера, задатки, срок. Тоже подписывается сразу — но с оговоркой «сумма может измениться по факту дефектовки», если так принято.
В акте приёмки нет цен и работ — это чисто «инвентаризация машины». В заказ-наряде нет диаграммы кузова — это чисто «что мы сделаем». Оба документа собираются из одной карточки заказа: клиент вводится один раз, автомобиль один раз, дальше только меняется, что подставить в шапку.
Что должно быть в акте приёмки
Проверенный список из практики. По каждому пункту — что произойдёт, если пропустить.
| Поле | Что писать | Что будет, если забыть |
|---|---|---|
| Пробег | Точное число, что на одометре | Через месяц клиент скажет «вы мне пробег накрутили» |
| VIN | Полный номер (17 символов) | Не отличите его машину от машины двойника по гос. номеру |
| Повреждения кузова | Обвести на диаграмме ручкой | Любая царапина после работ «была ваша» |
| Уровень топлива | Отметить на пиктограмме бака или одной кнопкой в программе | «Я оставлял полный, а вы вернули на четверти» |
| Комплектация | Ключи, техпаспорт, коврики, борсетка | Клиент вспомнит про «дорогие часы в бардачке» |
| Подпись клиента | Обязательно на месте — на бумаге или на экране | Акт без подписи — просто бумажка |
Марка, модель, гос. номер и VIN подставляются в акт из карточки автомобиля клиента. Остальное приёмщик заполняет на вкладке «Осмотр» заказа — с телефона, прямо у машины: пробег, уровень топлива одной из пяти кнопок, комплектность галочками, повреждения и замечания по салону текстом, фото по кругу с камеры и подпись клиента пальцем на экране. Всё, кроме фото, печатается в акте заполненными полями; фото остаются в заказе. Схема кузова встаёт в шаблон пустой — повреждения на ней, если так привычнее, обводят ручкой на распечатанном листе: тыкать точки на экране под дождём с мокрыми руками дольше, чем написать «скол на переднем бампере справа».
Что должно быть в заказ-наряде
Заказ-наряд собирается за две минуты, если справочники ведутся правильно.
- Клиент. Выбирается из справочника по ФИО, названию организации или ИНН. Если новый — заводится тут же, одной кнопкой
+ Новый клиент. Тип: ФЛ / ЮЛ / ИП. - Автомобиль. Выбирается из списка машин этого клиента (сам не подставляется, даже если машина одна). Новая машина — тоже кнопкой
+, с подсказками марки и модели из общего справочника. Марку и год можно не выбирать вовсе: кнопкаНайти по VINподтянет их по номеру, а сам VIN и гос. номер считываются камерой телефона — переписывать семнадцать знаков с таблички не нужно. - Услуги. Из справочника типовых работ (замена масла, диагностика, шиномонтаж), одной кнопкой
+ Добавить услугу. У каждой — цена клиенту (фиксированная или нормо-час) и, опционально, назначенный мастер с его тарифом. - Запчасти. Либо параллельный поиск у 5 поставщиков (про это отдельно), либо ручной ввод, если позиция с ближайшего рынка.
- Задаток. Если клиент оставил предоплату — вкладка «Задатки», сумма (дата ставится сама). Внесённые задатки и «Остаток долга» печатаются в заказ-наряде, в счёте задатков нет.
Всё это заполняется в одной карточке — с девятью вкладками сверху, от «Клиента» и «Осмотра» до «Документов» и «Истории». Переключение между вкладками ничего не сбрасывает, все правки живут в форме до одной кнопки Сохранить. Это специально: приёмщик может ещё сомневаться в цене за диагностику, но уже добавить клиента и машину. Только перед уходом из заказа нажмите «Сохранить»: предупреждения о несохранённых правках нет.
Пример по времени
Реальный тайминг приёмки в системе, по секундомеру:
- 00:00 — клиент подъезжает.
- 00:30 — открыта карточка нового заказа, введён клиент по фамилии (нашёлся в справочнике за 3 секунды).
- 01:00 — выбран автомобиль.
- 01:45 — вкладка «Осмотр»: пробег, топливо, комплектность, четыре фото по кругу с телефона, клиент расписался на экране.
- 02:30 — добавлены 2 услуги: диагностика + замена масла. Назначен мастер.
- 03:00 — добавлены запчасти: масло и фильтр найдены в каталоге поставщика.
- 03:30 — введён задаток 2 000 ₽, заказ сохранён.
- 04:00 — распечатан акт приёмки: пробег, топливо, комплектность и подпись клиента уже в нём.
- 04:30 — распечатан заказ-наряд, клиент подписал.
- 05:00 — клиент уходит.
Вся приёмка из этого хронометража делается с одного телефона или планшета у машины: приложение для автосервиса работает на Android и iPhone, а печать акта — с компьютера на стойке.
Пять минут. По практике — на пятой-шестой приёмке навык доводится до автомата, и разговор с клиентом (жалобы, что делать в первую очередь) занимает больше времени, чем ввод в систему.
Три типовые ошибки
1. «Клиент — по имени, потом внесу реквизиты». Плохо: заказ живёт без ИНН, при попытке напечатать счёт клиенту-ЮЛ система выдаст пустые поля в шапке. Правильно: если это юрлицо и предстоит счёт — сразу выбирайте тип «Юрлицо» и заводите основные реквизиты (Название, ИНН, банк). Пять полей — 40 секунд.
2. «Задаток проведём в кассу потом». Плохо: клиент передаёт наличные, приёмщик убирает в ящик, через час забывает. Правильно: задаток заносится в вкладку «Оплата» заказа сразу — там видно, сколько клиенту осталось внести. Дублировать в кассу — второе действие, тоже сразу.
3. «Уровень топлива и повреждения на глаз». Плохо: клиент через две недели скажет «а машина у меня приехала с полным баком». Правильно: пиктограмма топлива и диаграмма кузова обводятся ручкой на распечатанном акте, оба экземпляра подписываются, копия — клиенту. Без бумаги то же делается во вкладке «Осмотр» карточки заказа: пробег, уровень топлива, комплектность, повреждения, фото с телефона и подпись клиента на экране — подробно в статье об акте осмотра автомобиля.
Что дальше
После приёмки заказ живёт своей жизнью: статус меняется по мере работ, в строках работ проставляются часы, запчасти «Со склада» резервируются и списываются сами при «Выполнен». Клиент забирает машину — распечатывается акт выполненных работ, оба подписывают. Работы, запчасти и документы — в той же карточке заказа, никаких «перебивок» из одного места в другое. В этом и смысл, ради которого затевают автоматизацию автосервиса: одна запись о машине проходит от приёмки до выдачи и отчёта по прибыли, а не переписывается на каждом этапе.
Что смотреть дальше: создание заказа в системе, как правильно расчёт зарплаты мастера привязать к строке услуги, что не забыть в печатных документах.