← Все статьи

Программа для записи клиентов в автосервис: онлайн-запись без потерянных заявок

4 октября 2026 · 14 мин чтения · для владельца

Владелец сервиса обычно уверен, что заявки у него не теряются: «все звонят администратору». Проверить это просто. Возьмите журнал входящих звонков за неделю, отметьте пропущенные и те, по которым так и не перезвонили, и прибавьте сообщения в мессенджерах, на которые ответили на следующий день. У сервиса на 4–6 постов в такой список почти всегда попадает 10–20 % обращений. Это не «плохой администратор», а отсутствие места, где заявка живёт, пока её не обработали.

Эта статья о том, как устроить запись клиентов так, чтобы ни одна заявка не потерялась: что должна уметь программа для записи в автосервис, чем запись «на слот» отличается от заявки с перезвоном, как обрабатывать заявки по регламенту и как это работает в АвтоСервисОнлайн. Мы вендор этой программы, поэтому отдельным разделом перечисляем, чего в нашей онлайн-записи нет.

Откуда приходят заявки и где они теряются

У небольшого сервиса заявки приходят по пяти-шести каналам одновременно, и у каждого своя дыра:

Общая причина одна: у заявки нет статуса. Пока её не обработали, она существует только в голове человека, который её принял. Программа для записи клиентов решает именно это — даёт заявке место и состояние: новая, подтверждена, превратилась в заказ, отклонена. Всё остальное — удобства поверх.

Что должна уметь программа для записи в автосервис

1. Принимать заявки с сайта без участия человека. Клиент в 23:00 должен иметь возможность оставить заявку, а утром администратор — увидеть её первой.
2. Держать все заявки в одном списке со статусами. Фильтр «новые» отвечает на вопрос «кому мы ещё не перезвонили» за секунду.
3. Сообщать о новой заявке сразу. Уведомление в мессенджер сокращает время до перезвона с часов до минут, а это главный фактор, придёт ли клиент.
4. Превращать заявку в заказ-наряд без перепечатки. Имя, телефон, автомобиль и желаемая услуга уже введены клиентом — набирать их второй раз незачем.
5. Связывать запись с загрузкой постов. Подтверждать время, не видя, свободен ли подъёмник, — значит обещать то, что сервис не выполнит.
6. Защищаться от спама. Открытая форма на сайте рано или поздно получает ботов; программа должна ограничивать поток, а не заваливать администратора мусором.

Если вы выбираете между несколькими программами, проверьте эти шесть пунктов на тестовом доступе: оставьте заявку с телефона, посмотрите, где и через сколько секунд она появилась, и попробуйте сделать из неё заказ.

Запись на свободный слот или заявка с перезвоном

Программы для записи в автосервис устроены одним из двух способов, и это главный выбор.

Запись на слот. Клиент видит календарь со свободным временем и сам выбирает окно. Так работают сервисы записи в салоны красоты, и для шиномонтажа в сезон это удобно: работа короткая, время на неё известно заранее. Для ремонта хуже: клиент пишет «стучит спереди», а сколько это займёт — час или два дня — станет ясно только после осмотра. Слот на 30 минут превращается в машину, которая стоит на подъёмнике до вечера.

Заявка с перезвоном. Клиент указывает услугу, желаемое время и телефон, администратор перезванивает, уточняет и подтверждает время с учётом загрузки постов. Это на одну операцию дольше, зато сервис не обещает время, которого у него нет, а у клиента появляется живой разговор — на нём и продаётся ремонт.

В АвтоСервисОнлайн реализован второй способ — заявка с перезвоном и подтверждением. Почему именно он и как закрыть его риск регламентом — ниже.

Как устроена онлайн-запись в АвтоСервисОнлайн

Виджет на сайт

На сайт сервиса ставится один тег <script> с идентификатором вашего аккаунта — инструкция в документации: виджет онлайн-записи на сайт. Подойдёт любой сайт, где можно вставить HTML-код: собственный, на Tilda, WordPress, Wix. Виджет написан на чистом JavaScript без библиотек, весит около 15 КБ и не ломает вёрстку сайта.

На странице появляется кнопка «Записаться на сервис». По клику открывается форма из пяти полей: какая услуга интересует, желаемые дата и время, автомобиль, имя, телефон. После отправки клиент видит «Спасибо, мы вам перезвоним».

Защита от спама

Форма открыта всем, поэтому поток ограничен на стороне сервера: не больше 5 заявок с одного адреса за 10 минут и не больше 30 заявок на сервис в час. Телефон проверяется на минимум 10 цифр. Заявки принимаются только для активного аккаунта с включённой онлайн-записью.

Список заявок со статусами

Заявки попадают в отдельный раздел программы. Сверху — фильтры: «Новые», «Подтверждённые», «Создан заказ-наряд», «Отклонённые». Поиск работает по имени, телефону и услуге. Статус меняется прямо в строке, к заявке можно добавить пометку — например, «перезвонить после 18:00». Сами данные заявки не редактируются: это то, что написал клиент, и оно остаётся как есть.

Уведомление в Telegram

Если у сервиса подключён свой Telegram-бот (настраивается в настройках аккаунта), каждая новая заявка приходит туда сразу после отправки. Администратор видит её на телефоне, даже если не сидит за компьютером. Решение, передавать ли данные клиента в Telegram, сервис принимает сам как оператор персональных данных.

Заказ-наряд из заявки одной кнопкой

Кнопка «Принять как заказ-наряд» делает три вещи. Ищет клиента по телефону среди уже существующих — если человек был раньше, заказ откроется на его карточку со всей историей. Если не нашёл — заводит нового клиента с именем и телефоном из заявки. Создаёт заказ-наряд в статусе «Новый» и переносит в его примечание услугу, желаемую дату, автомобиль и пометки. Повторное нажатие второй заказ не создаёт — откроется уже созданный.

Пост и время

Подтверждённый заказ ставится в планирование: на конкретный пост — подъёмник, яму, стенд — на время и с длительностью. Календарь по постам на день и неделю показывает, где окно, поэтому администратор подтверждает клиенту время, которое сервис действительно может выдержать. Дальше заказ живёт как обычный: приёмка, работы, запчасти, документы. Как устроен весь путь клиента от заявки до следующего визита, описано на странице CRM для автосервиса.

Как поставить виджет на сайт: пять шагов

1. Найдите идентификатор аккаунта. Это длинная строка из букв и цифр в адресе программы после /accounts/, когда вы в неё вошли. Её же можно спросить у поддержки.
2. Скопируйте тег виджета из документации и подставьте идентификатор в атрибут data-account.
3. Вставьте тег на сайт. На своём сайте — перед закрывающим </body> общего шаблона, тогда кнопка будет на всех страницах. На Tilda — блок «HTML-код» (T123) на нужной странице или код в настройках сайта. На WordPress — виджет «Произвольный HTML» или поле для кода в настройках темы. На Wix — элемент «Встроить код».
4. Оставьте тестовую заявку с телефона. Проверьте, что она появилась в разделе заявок программы и пришла в Telegram-бот сервиса, если он подключён. Отклоните её с пометкой «тест».
5. Назначьте ответственного. Виджет без человека, который смотрит в список заявок, только переносит потери из телефона в программу. Один администратор в смену, у которого фильтр «Новые» открыт весь день, — обязательное условие.

Технически это занимает 10–15 минут. Дольше обычно идёт поиск того, у кого остался доступ к админке сайта, — его стоит найти заранее.

А что делать со звонками и клиентами у стойки

Виджет закрывает заявки с сайта, но в сервисе на 4–6 постов большинство обращений по-прежнему звонки. Список заявок в программе наполняется только из формы на сайте — завести туда заявку вручную нельзя. Поэтому по звонку работа идёт сразу через заказ-наряд:

• администратор находит клиента по телефону или заводит нового, выбирает или добавляет автомобиль;
• создаёт заказ-наряд в статусе «Новый» и в планировании ставит его на пост на время с длительностью;
• в примечании заказа пишет то, что сказал клиент: симптом, пожелания, «перезвонить за час до приезда».

В итоге в программе два входа — заявки с сайта и заказы по звонкам, — но одно место, где видна запись на день: календарь постов. Утром приёмщик открывает его и видит все машины, кто бы и как их ни записал.

Карточки на Яндекс Картах и в 2ГИС

У большинства сервисов значительная часть новых клиентов приходит с карт. Связать карточку с онлайн-записью можно и без интеграции: в поле «Сайт» карточки указывается страница сайта, на которой стоит виджет, а в описании — «запишитесь онлайн на сайте». Клиент с карты попадает на страницу с кнопкой записи, а заявка приходит в общий список. Звонки с кнопки «Позвонить» в карточке остаются звонками и идут по сценарию из раздела выше.

Отслеживать, сколько клиентов пришло с карт, помогает поле «Источник» в карточке клиента: при первом визите приёмщик отмечает «Яндекс Карты» или «2ГИС». Готового отчёта по источникам в программе пока нет, но сами отметки — основа для того, чтобы через пару месяцев понять, какой канал окупается.

Регламент обработки заявки: 15 минут и четыре статуса

Заявка с перезвоном работает ровно настолько, насколько быстро на неё реагируют. Человек, который оставил заявку и не дождался звонка за час, за этот час успевает позвонить в два соседних сервиса. Рабочий регламент для администратора:

1. Перезвонить в течение 15 минут в рабочее время. Заявки, пришедшие ночью, — первым делом утром, до клиентов у стойки.
2. Уточнить симптом и автомобиль. «Стучит спереди на кочках» и «Солярис 2017» — уже достаточно, чтобы прикинуть пост и длительность диагностики.
3. Предложить два времени, а не спрашивать «когда вам удобно». Выбор из двух вариантов закрывается за одну реплику, открытый вопрос — за пять.
4. Сразу поменять статус. Договорились — «Подтверждена» и время в планировании. Клиент передумал или это спам — «Отклонена» с пометкой почему. Не дозвонились — пометка «не взял трубку, повтор в 15:00», статус остаётся «Новая».
5. В день визита — «Принять как заказ-наряд». Клиент и заказ уже в программе, приёмщику остаётся автомобиль, пробег и приёмка за пять минут.

Раз в неделю владельцу стоит открыть фильтр «Отклонённые» и прочитать пометки. Если половина отказов — «дорого» или «нет времени на этой неделе», это не проблема администратора, а сигнал про цены или загрузку. Подробнее о том, как выстроить день администратора и приёмщика, — в статье про регламент приёмщика.

Повторная запись и рекомендации на следующий визит

Самые выгодные заявки — от тех, кто уже был в сервисе. Их не нужно убеждать, что сервис нормальный, а повод для визита часто известен заранее: в прошлый раз мастер увидел изношенные колодки, клиент отложил замену «до следующего раза».

В программе такие отложенные работы записываются рекомендациями на карточку автомобиля — с пробегом или датой: «при 90 000 км поменять ремень ГРМ», «до зимы заменить передние колодки». Когда постоянный клиент оставляет заявку на сайте и администратор нажимает «Принять как заказ-наряд», программа находит его по телефону, а в заказе по этой машине появляется плашка с открытыми рекомендациями. Приёмщик предлагает работу при приёмке, а не вспоминает о ней через полгода. Выполненная рекомендация закрывается в том заказе, где её сделали.

Звонить клиенту по рекомендациям заранее — решение сервиса: программа сама клиенту не пишет, но список машин с рекомендациями виден на карточках автомобилей. Как вести историю обслуживания так, чтобы она работала на возврат клиентов, — в статье про историю обслуживания автомобиля.

Что проверить через месяц после запуска

Онлайн-запись легко поставить и забыть. Через месяц стоит посмотреть на четыре цифры — их видно прямо в списке заявок:

• Сколько заявок пришло с сайта. Если меньше двух-трёх в неделю, проблема не в программе, а в сайте: кнопку не видно, на сайт никто не заходит или ссылка на сайт не стоит в карточках на картах.
• Какая доля заявок перешла в «Создан заказ-наряд». Нормально — половина и больше. Сильно меньше — читайте пометки у отклонённых: дорого, далеко, не дозвонились.
• Сколько заявок висит в «Новых» дольше суток. Каждая такая заявка — почти наверняка потерянный клиент. Если их больше одной-двух в неделю, нужен ответственный, а не новая функция.
• Сколько спама. Единичные мусорные заявки — нормально для открытой формы. Если их десятки, напишите в поддержку: лимиты на стороне сервера можно ужесточить.

Сколько это даёт: считаем на одном сервисе

Возьмём сервис на 4 поста, условные, но типичные цифры. В неделю приходит 60 обращений, из них 12 через сайт и мессенджеры. Без единого места для заявок теряется примерно каждая шестая — 10 в неделю. Если из обработанных заявок в заказ превращается половина, а средний чек ремонта 9 000 ₽, потерянные заявки — это 5 заказов и 45 000 ₽ выручки в неделю, около 180 000 ₽ в месяц.

Онлайн-запись не создаёт спрос — она перестаёт его терять. Вернуть даже половину потерянных заявок — это 90 000 ₽ выручки в месяц на сервисе такого размера, при стоимости программы от 9 900 ₽ в месяц за все модули. Цифры у вас будут свои; посчитать их можно по журналу звонков и сообщений за одну неделю.

Чего в нашей онлайн-записи нет

• Выбора свободного слота клиентом. Клиент указывает желаемое время, подтверждает его администратор. Календарь свободных окон на сайте не показывается.
• SMS и сообщений клиенту. Подтверждение записи и напоминание накануне программа клиенту не отправляет — это делает сотрудник звонком или сообщением.
• Предоплаты при записи. Оплаты в виджете нет; задаток, если нужен, вносится в заказ при визите.
• Приёма заявок с Яндекс Карт и 2ГИС. Кнопки записи этих сервисов с программой не связаны; звонки с карточек обрабатываются как обычные.
• Защиты от дублей. Если клиент отправил форму дважды, придут две заявки — лишнюю администратор отклоняет.

Если вам принципиально нужна самостоятельная запись клиента на слот — например, для шиномонтажа в сезон, — это стоит учесть до выбора программы. Если важнее, чтобы ни одна заявка не потерялась и превратилась в заказ без перепечатки, — это у нас есть.

Как выбрать программу для записи клиентов: вопросы поставщику

1. Как заявка с сайта попадает в программу и через сколько секунд её видит администратор?
2. Есть ли у заявок статусы и фильтр «необработанные»?
3. Приходит ли уведомление о новой заявке в мессенджер и чей это бот — ваш или поставщика?
4. Делается ли из заявки заказ-наряд без перепечатки, и находит ли программа уже существующего клиента?
5. Видит ли администратор загрузку постов, когда подтверждает время?
6. Как программа защищается от спама в открытой форме?
7. Входит ли запись в тариф или оплачивается отдельно — и сколько это будет стоить через год на ваш штат?

Онлайн-запись — один из модулей, а не отдельная программа: она работает только тогда, когда за ней стоят заказ-наряды, планирование постов и история клиентов. Поэтому смотреть стоит на систему целиком: что входит в автоматизацию автосервиса у выбранного поставщика, — и на полный список возможностей.

Частые вопросы

Сколько стоит онлайн-запись?

Отдельно не оплачивается: онлайн-запись входит во все тарифы вместе с остальными модулями, тарифы — от 9 900 ₽ в месяц. При регистрации на счёт начисляется 10 000 ₽ без привязки карты.

Можно ли поставить виджет, если сайта нет?

Нужна любая страница, куда можно вставить HTML-код: подойдёт простой сайт-визитка на конструкторе. Без сайта заявки принимаются по телефону и сразу оформляются заказ-нарядом с постом и временем в планировании.

Увидит ли клиент свободное время?

Нет. Клиент указывает желаемые дату и время, администратор перезванивает и подтверждает время с учётом загрузки постов. Для ремонта это надёжнее, чем самостоятельная запись на слот.

Кто получает уведомления о новых заявках?

Telegram-бот вашего сервиса, если он подключён в настройках аккаунта, — туда может смотреть администратор или владелец. Сами заявки в любом случае видны в разделе заявок программы.

Подключить онлайн-запись