← Все статьи

Планирование загрузки постов автосервиса: календарь вместо доски и тетради

6 октября 2026 · 12 мин чтения · для владельца и приёмщика

Звонок в 9:40: «Можно сегодня поменять колодки?» Приёмщик смотрит на маркерную доску, где с утра написано «П1 — Солярис, П2 — Камри, П3 — свободен», и говорит «приезжайте к одиннадцати». В 10:50 клиент на месте, а третий пост занят: мастер загнал туда Ларгус, который «на полчаса, только посмотреть», и стёр с доски не ту строчку. Клиент ждёт сорок минут в зоне ожидания, в следующий раз поедет в другой сервис. А в 15:00 на том же сервисе два поста из четырёх стоят пустыми, потому что на вторую половину дня никого не записали — «казалось, что плотно».

Обе ситуации — про одно и то же: сервис не видит загрузку постов. Не в смысле «сколько машин во дворе», а в смысле «какой подъёмник занят, до которого часа и что на него можно поставить следом». В статье разберём, зачем планировать загрузку постов, на каких данных строится план, как считать загрузку в процентах и деньгах, какой регламент работает на сервисе в 3–8 постов и как планирование устроено в АвтоСервисОнлайн. Мы вендор этой программы, поэтому отдельным разделом честно перечисляем, чего в нашем календаре нет.

Зачем планировать загрузку постов, если «и так всё видно»

На сервисе в один-два поста планирование действительно держится в голове владельца. С трёх постов и двух смен начинается то, что знает каждый, кто вёл доску или общую таблицу: план расходится с фактом уже к обеду, и никто, кроме приёмщика, не понимает, что на самом деле стоит на подъёмниках.

Пост — главный производственный ресурс автосервиса. Мастера можно нанять, запчасть — привезти, а подъёмник в боксе один, и каждый час его простоя — это нормо-часы, которые сервис уже не продаст. Поэтому планирование загрузки решает три вполне денежные задачи:

Есть и четвёртая задача, менее очевидная: план постов — единственный способ честно ответить клиенту «когда будет готово». Если заказ стоит на посту с 11:00 на 3 часа, то «к 14:30, с запасом на проверку» — это обещание, за которым есть расчёт, а не надежда.

На чём строится план: пост, время начала и длительность

Любая система планирования — доска, Excel, Google-календарь или программа — сводится к трём вопросам по каждому заказу:

1. Где. Конкретный пост: подъёмник, яма, стенд развал-схождения, бокс шиномонтажа. Не «в цеху», а «пост 2».
2. Когда начинаем. Дата и время, когда машина заезжает на пост, а не когда клиент приезжает в сервис. Между ними обычно 10–20 минут на приёмку и осмотр.
3. Сколько занимает. Длительность в минутах — по нормативу работ плюс запас.

С первыми двумя пунктами всё просто. Третий — главный источник ошибок. Если в план ставить «чистое» время по нормативу, календарь превращается в фантазию к середине дня: машину ещё надо загнать, поднять, найти прикипевший болт, дождаться, пока со склада принесут фильтр. Практичное правило — норматив × 1,2–1,3 для типовых работ и отдельный запас 30–60 минут для всего, что связано с диагностикой. Как считать сами нормативы и ставку нормо-часа, мы разбирали на странице о нормо-часе.

Второй источник ошибок — справочник постов. Он должен совпадать с реальностью: если стенд развал-схождения стоит отдельно, это отдельный пост, даже если на нём в среднем два заказа в день. Если пост на ремонте или его отдали под хранение шин, он должен из плана исчезнуть, иначе приёмщик будет записывать на подъёмник, которого нет.

Как считать загрузку постов: формула и пример

Загрузка постов — это доля рабочего времени постов, занятая заказами:

Загрузка, % = запланированные (или отработанные) часы на постах ÷ (число постов × часы работы сервиса) × 100

Возьмём сервис на 4 поста, который работает с 9:00 до 19:00 — 10 часов. Ёмкость дня — 40 пост-часов. Посчитаем обычный вторник:

59 % — типичная цифра для сервиса, который планирует «по доске». Здоровый ориентир для слесарного цеха — 75–85 %: выше уже не остаётся окна на срочную машину и на работы, которые затянулись.

Теперь переведём в деньги. Пусть средняя выработка поста — 2 000 ₽ за час работы (ставка нормо-часа без запчастей). Разница между 59 % и 75 % — это 16 % от 40 пост-часов, то есть 6,4 часа в день. 6,4 × 2 000 = 12 800 ₽ выручки по работам в день, или около 280 000 ₽ за 22 рабочих дня. Это не значит, что все 280 тысяч можно забрать одним календарём: часть окон не закрыть, потому что клиентов просто нет. Но обычно треть-половина этой суммы теряется не из-за отсутствия клиентов, а из-за того, что приёмщик не видел свободного окна, когда ему звонили.

Загрузку стоит смотреть отдельно по постам. Средние 59 % в примере складываются из перегруженного первого поста и простаивающего стенда развал-схождения — и это две разные проблемы. Первую лечат перераспределением работ, вторую — предложением регулировки каждому клиенту после замены рулевых наконечников или подвески.

Доска, Excel или программа: что выбрать

Все три способа рабочие, вопрос в размере сервиса и в том, сколько людей одновременно должны видеть план.

Главный недостаток доски и таблицы — не неудобство, а разрыв с заказ-нарядом. План живёт отдельно, заказ отдельно, и в какой-то момент они расходятся: заказ закрыли, а на доске он висит; машину переставили, а в таблице старый пост. Календарь, который строится прямо из заказ-нарядов, этот разрыв убирает: перенёс заказ — изменился план, закрыл заказ — видно по статусу.

Как планирование постов устроено в АвтоСервисОнлайн

В программе для автосервиса АвтоСервисОнлайн планирование — отдельный модуль «Планирование постов». Он входит в стандартный набор модулей новых аккаунтов, отдельно его покупать не нужно. Ниже — как он работает, без прикрас.

Справочник постов

Администратор аккаунта заводит посты в настройках: «Справочники → Посты сервиса». У каждого поста есть название (например, «Подъёмник 1», «Яма», «Развал-схождение»), порядок в списке — его меняют перетаскиванием — и отметка «активен». Неактивный пост пропадает из календаря и из выбора в заказе, но не удаляется: удобно, если подъёмник на ремонте. Если пост всё же удалить, заказы, которые на нём стояли, не пропадают — они просто снимаются с календаря. Подробно — в документации к справочнику постов.

Постановка заказа в план

Планирование живёт в карточке заказ-наряда: вкладка «Клиент» → блок «Планирование». Там три поля — пост, начало (дата и время) и длительность в минутах. Заказ появляется на календаре, когда заполнены все три. Чтобы снять заказ с календаря, достаточно очистить время начала или выбрать «не назначен» в поле поста.

Если заказ пришёл из онлайн-записи, желаемое клиентом время сохраняется в заявке и попадает в примечание созданного заказа — приёмщик видит его и ставит заказ на пост, уже понимая, когда клиент хочет приехать. Сам перевод заявки на пост остаётся за человеком: заявка — это пожелание клиента, а не подтверждённое время на подъёмнике.

Календарь загрузки

Раздел «Планирование постов» в боковом меню — это календарь, где по вертикали идут посты, а по горизонтали — время с 08:00 до 22:00. Есть виды «День» и «Неделя», кнопка «Сегодня» и стрелки для перехода между днями. Каждый заказ на календаре — прямоугольник на строке своего поста, на нём номер заказа, клиент, машина с госномером и текущий статус: «Новый», «Ждём заказчика», «Ждём запчастей», «Выполняется», «Выполнен».

Что можно делать прямо в календаре:

• Перетащить заказ на другое время или на другой пост — мышью на компьютере или пальцем на планшете. Изменение сохраняется сразу.
• Растянуть правый край — увеличить или уменьшить длительность, если работа затягивается или закончилась раньше.
• Кликнуть по заказу — откроется карточка заказ-наряда.

Перенос в календаре меняет только три поля планирования: пост, время начала и длительность. Услуги, запчасти, исполнители и статус заказа при этом не трогаются, поэтому, если в ту же минуту мастер правит заказ на своём телефоне, его правки не затрутся. Время хранится единым образом и показывается в часовом поясе устройства — у сервиса в Новосибирске и у владельца, который смотрит план из Москвы, заказ стоит на правильном часе по местному времени каждого. Как это выглядит по шагам, с картинками — в документации к календарю загрузки.

Кто что видит

Доступ к календарю регулируется правом «Планирование» в ролях сотрудников. Приёмщику его дают, мастеру — по желанию владельца: кому-то удобно видеть свой день на телефоне, кому-то хватает списка своих заказов. Справочник постов редактирует только администратор аккаунта. Как настраивать роли так, чтобы каждый видел ровно то, что нужно, — в статье про права доступа сотрудников.

Регламент планирования на день: что делать и в какое время

Календарь сам по себе ничего не планирует — он показывает план, который составили люди. Ниже регламент, который работает на сервисах в 3–8 постов.

Вечер накануне, 15 минут

1. Приёмщик открывает вид «День» на завтра и проверяет, что каждая подтверждённая запись стоит на посту со временем и длительностью.
2. Заказы со статусом «Ждём запчастей» сверяются с поставками: если запчасть завтра не приедет, заказ снимается с плана — пост не должен быть заблокирован машиной, с которой ничего нельзя сделать.
3. Пустые окна на завтра отмечаются: это то, что приёмщик предлагает клиентам, которые позвонят утром.

Утро, 10 минут на пятиминутке

1. Календарь — на экран в зоне приёмки или на телефоне у начальника цеха. Мастера видят, кто на каком посту и с какого часа.
2. Если мастер говорит «ГРМ на Камри займёт не 4, а 5 часов» — длительность растягивается сразу, при всех, а не в обед, когда это уже поздно.

В течение дня

• Каждый звонок — с открытым календарём. «Сегодня после 15:00 на втором посту есть окно на два часа» звучит убедительнее, чем «приезжайте, что-нибудь придумаем».
• Работа затянулась — длительность растягивается, следующий заказ на этом посту переносится сразу. Пересечение на календаре — сигнал приёмщику позвонить следующему клиенту заранее, а не когда он уже в дверях.
• Машина ушла с поста в ожидании запчастей — заказ перетаскивается на будущую дату, пост освобождается в плане.

Раз в неделю, 20 минут у владельца

• Вид «Неделя»: какие посты и в какие дни стоят пустыми. Если стенд развал-схождения загружен на 30 % — это не проблема календаря, а повод предлагать регулировку после ремонта подвески.
• Сравнение запланированных длительностей с фактом по закрытым заказам: если «ТО за 1,5 часа» стабильно занимает 2, в плане надо ставить 2.
• Связь с деньгами — в отчёте по прибыли: загрузка выросла, а выручка по работам нет — значит, на постах стоят длинные дешёвые работы, и это вопрос к прайсу.

Частые ошибки при планировании постов

• Планирование по «чистому» нормативу. Норматив производителя не учитывает загон машины, поиск запчасти, перекур и ржавый крепёж. Без запаса в 20–30 % план разваливается к обеду.
• Один пост на всё. Шиномонтаж, развал-схождение и слесарка — разные посты с разной ёмкостью. Если считать их одним «цехом», загрузка по среднему будет выглядеть хорошо, а клиенты на развал будут ждать.
• Машина в ожидании запчасти занимает пост. Самая дорогая ошибка: подъёмник заблокирован на два-три дня ради машины, с которой ничего нельзя сделать. Если машину можно спустить и откатить во двор — её спускают, а заказ переносят.
• План ведёт один человек. Если приёмщик заболел, никто не знает, что запланировано. Календарь в программе виден всем, у кого есть право, — с компьютера и с телефона.
• Запись без поста. «Запишу на 11, а куда поставить — решим». Через неделю таких записей оказывается три на одно время. Пост выбирается в момент записи, даже если потом его поменяют.
• Нет обратной связи от мастеров. Если мастер не говорит, что работа затянулась, план становится фикцией. Растянуть заказ в календаре — 5 секунд, это надо сделать правилом.

Чего в планировании АвтоСервисОнлайн нет

Перечисляем честно — решение о программе принимают по тому, чего нет, а не по списку галочек.

• Запрета на пересечение. Программа не блокирует постановку двух заказов на один пост в одно время — пересечение видно на календаре, решение принимает приёмщик. Это осознанно: иногда на одном посту действительно идут две короткие работы.
• Создания заказа кликом по пустому месту в календаре. Новый заказ ставится в план из карточки заказ-наряда, перетаскивание двигает только уже запланированные заказы.
• Расписания мастеров и смен. Календарь планирует посты, а не людей. Исполнитель назначается в строке услуги заказ-наряда, отдельного графика мастеров с выходными и отпусками нет.
• Одного заказа на нескольких постах одновременно. Заказ стоит на одном посту. Если работа идёт параллельно на двух, второй пост указывают в примечании.
• Автоматической постановки заявок из онлайн-записи на пост. Желаемое время клиента сохраняется в заявке и в заказе, но на календарь заказ ставит приёмщик.
• Готового отчёта «загрузка постов, %». Загрузку видно на календаре глазами, в днях и неделях; цифру в процентах по формуле выше пока считают вручную.
• Напоминаний клиенту о визите. Программа не рассылает SMS и сообщения клиентам — о времени записи клиенту сообщает приёмщик.
• Рабочего времени сервиса в настройках. Календарь всегда показывает интервал с 08:00 до 22:00; если сервис работает круглосуточно, ночные заказы ставятся в плане, но в этот интервал не попадают.

Что спросить у поставщика программы

Если вы выбираете программу и планирование постов для вас важно, проверьте на тестовом доступе:

1. Календарь строится из заказ-нарядов или это отдельный модуль, куда записи надо дублировать?
2. Можно ли перенести заказ на другое время и другой пост перетаскиванием — в том числе с планшета?
3. Видит ли приёмщик статус заказа прямо на календаре — например, «ждём запчастей»?
4. Что будет с заказами, если удалить или отключить пост?
5. Как ограничить доступ к календарю правами сотрудников?
6. Сколько стоит модуль планирования — входит в тариф или оплачивается отдельно?

Про остальные вопросы на демо — в статье «Как выбрать программу для автосервиса». А если вам нужна именно связка «заявка клиента → заказ → пост», посмотрите, как она устроена в CRM для автосервиса.

Частые вопросы

Что такое загрузка постов автосервиса?

Это доля рабочего времени постов (подъёмников, ям, стендов), занятая заказами. Считается как занятые часы на постах, делённые на число постов, умноженное на часы работы сервиса. Ориентир для слесарного цеха — 75–85 %.

Чем планирование постов отличается от онлайн-записи?

Онлайн-запись собирает пожелания клиентов: какую услугу и на какое время они хотят. Планирование постов — это решение сервиса, на какой подъёмник и на сколько времени поставить машину. Заявка из записи превращается в заказ-наряд, а заказ ставится на пост.

Сколько закладывать времени на заказ в плане?

Норматив работ плюс 20–30 % на загон, подготовку и непредвиденное. Для диагностики и работ с неизвестным объёмом — отдельный запас 30–60 минут. Раз в неделю стоит сверять плановые длительности с фактическими и поправлять.

Можно ли планировать загрузку постов с телефона?

Да. Календарь открывается в браузере телефона и в мобильном приложении, заказы переносятся касанием и перетаскиванием. На планшете в зоне приёмки это особенно удобно.

Сколько стоит модуль планирования в АвтоСервисОнлайн?

Отдельно — нисколько. Планирование постов входит в стандартный набор модулей нового аккаунта вместе с заказ-нарядами, складом, кассой и зарплатой. Тарифы — на странице цен.

При регистрации на счёт зачисляется 10 000 ₽ — этого хватает на 20–30 дней работы со всеми модулями, включая календарь загрузки постов, карта не нужна. Сервис работает в облаке, из любого города России и СНГ.

Попробовать календарь постов