Funktionen
Funktionen der Werkstattsoftware
Alles, was eine Werkstatt mit 1–20 Arbeitsplätzen braucht: Erstellung von Arbeitsaufträgen und Druck von Dokumenten, Ersatzteillager mit Suche in Lieferantenkatalogen, Lohnberechnung der Mechaniker, Kasse und Gewinnbericht. Unten — der Reihe nach und ohne Floskeln.
Arbeitsauftrag: alles zum Fahrzeug in einer Karte
KundePrivatperson, Einzelunternehmer oder Firma – mit Ausweis oder Rechnungsdaten – und sein Fahrzeug: Kennzeichen, FIN, Kilometerstand. Sind vom letzten Besuch Empfehlungen zum Auto offen, erscheint hier ein Hinweis mit der Liste.
BesichtigungKilometerstand, Tankfüllstand, Ausstattung, äußere Schäden und Anmerkungen zum Innenraum, Kundenunterschrift auf dem Bildschirm, Fotos mit der Handykamera. Alles außer den Fotos wird im Fahrzeugannahmeprotokoll gedruckt.
MängelerfassungMängel mit Dringlichkeit, Empfehlung und Fotos. Eine Mängelzeile wird per Knopfdruck zu einer Arbeit oder einem Ersatzteil in diesem Auftrag, das Mängelprotokoll gibt es als PDF.
DiagnoseBlatt nach Baugruppen – Motor, Bremsen, Fahrwerk, Elektrik, Karosserie: in Ordnung, Achtung oder defekt mit Kommentar. Die Liste der Baugruppen legen Sie selbst fest, das Blatt wird als PDF gedruckt.
LeistungenAuswahl aus dem eigenen Verzeichnis oder als ganzes Arbeitspaket wie „Inspektion 1“, Zuweisung des Mechanikers und Tarif: Festpreis, Arbeitswert oder Prozentsatz.
ErsatzteileSuche per Artikelnummer bei Lieferanten, Einkaufs- und Verkaufspreis, Aufschlag — die Marge ist sofort sichtbar.
AnzahlungenVorauszahlung mit Datum und Betrag. Das System zeigt selbst, wie viel der Kunde noch zahlen muss.
DokumenteArbeitsauftrag, Fahrzeugannahmeprotokoll, Rechnung und Abnahmeprotokoll — per Knopfdruck, als PDF und Word.
HistorieWer wann Betrag, Status oder Arbeitsumfang geändert hat — genau bis auf das Feld „vorher / nachher“.
Dokumente per Knopfdruck
Arbeitsauftrag
PDF · DOCX
Fahrzeugannahmeprotokoll
PDF · DOCX
Rechnung
PDF
Vertrag
DOCX
Abnahmeprotokoll
PDF · DOCX
Fehlerdiagnoseprotokoll
PDF
Diagnoseblatt
PDF
Kassenbericht
PDF · XLSX
Ersatzteillieferanten
Die Artikelnummer wird direkt aus dem Auftrag gesucht — Preis, Lieferzeit und Verfügbarkeit kommen aus dem Lieferantenkatalog.
ProfitLigaAutoEuroArmtekRosskoAutoSputnik
Systemmodule
Alle in jedem Tarif enthaltenDas System besteht aus Modulen in drei Gruppen: Werkstatt, Lager und Buchhaltung. Die Funktionen werden nicht nach Tarif beschnitten — der Tarif hängt nur von der Größe der Werkstatt ab, daher erhält eine Werkstatt mit zwei Arbeitsplätzen denselben Umfang wie eine Kette. Unten steht, was die wichtigsten Module tun.
WerkstattArbeitsaufträgeKunde, Fahrzeug, Arbeiten mit Ausführenden, Ersatzteile, Anzahlungen, Status, Druck und vollständige Änderungshistorie.
WerkstattKundenPrivatpersonen mit Ausweisdaten, Firmen und Einzelunternehmer mit Steuernummer (INN), KPP, OGRN, Bank und Geschäftsführer im Genitiv — für Verträge. Ein Kunde kann mehrere Fahrzeuge haben.
WerkstattBesichtigung und FotosBesichtigungsprotokoll bei der Annahme: Kilometerstand, Tankfüllstand, Ausstattung, Schäden, Kundenunterschrift auf dem Bildschirm. Fotos der Handykamera werden der Besichtigung und den Mängeln des Auftrags angehängt.
WerkstattMängelerfassung und DiagnoseMängelprotokoll, in dem jede Zeile per Knopfdruck zu einer Arbeit oder einem Ersatzteil wird, und Diagnoseblatt nach Ihrer eigenen Baugruppenliste. Beide werden als PDF gedruckt.
WerkstattVIN„Nach FIN suchen“ füllt Marke und Baujahr aus, das Modell – sofern es in der Entschlüsselungsdatenbank vorhanden ist. „Scan“ erkennt FIN oder Kennzeichen auf einem Foto der Handykamera direkt im Browser.
WerkstattOnline-TerminbuchungBuchungs-Widget für die Website der Werkstatt, Anfrageliste mit Status, Benachrichtigung an den Telegram-Bot der Werkstatt, Arbeitsauftrag aus der Anfrage per Knopfdruck.
WerkstattArbeitsplatzplanungVerzeichnis der Arbeitsplätze — Hebebühnen, Gruben, Prüfstände — und Belegungskalender: Ein Auftrag wird mit Dauer für eine bestimmte Zeit auf einen Arbeitsplatz gelegt.
WerkstattEmpfehlungenWas der Kunde aufgeschoben hat — auf der Fahrzeugkarte mit Kilometerstand oder Datum. Beim nächsten Auftrag für das Fahrzeug sieht die Annahme einen Hinweis mit der Liste.
WerkstattArbeitspaketeTypische Sets aus Leistungen und Ersatzteilen mit Standardpreis — „Inspektion 1“, „Ölwechsel“ — werden mit einem Klick zum Auftrag hinzugefügt.
WerkstattMechanikerAusführende der Arbeiten und Annehmer, jeder mit eigenem Vergütungsmodell, Vergütungen werden nach erledigten Aufträgen berechnet.
WerkstattDokumenteFünf Druckformulare auf dem Reiter „Dokumente“, jedes mit eigener Nummer und eigenem Datum, die Daten der Werkstatt werden aus den Einstellungen übernommen. Mängelprotokoll und Diagnoseblatt werden auf ihren eigenen Reitern gedruckt.
WerkstattLieferantenZugangsschlüssel zu den Katalogen von fünf Lieferanten, Suche per Artikelnummer mit Preis und Lieferzeit direkt aus dem Arbeitsauftrag.
LagerErsatzteileWareneingang, Bestand, Abbuchung in den Auftrag, Einkaufs- und Verkaufspreis. Eine Lagerposition wird in den Arbeitsauftrag übernommen, ohne die Artikelnummer abzutippen.
BuchhaltungKasseSchichten mit Anfangsbestand, Einnahmen und Ausgaben mit Auftragsbezug, Bargeldabholung, Abschluss mit Abgleich und Bericht als PDF oder XLSX.
BuchhaltungLohnVergütungen für Arbeiten, Auszahlungen, Ausnahmen von der Berechnung. Maßgeblich ist das Datum, an dem der Auftrag erstmals erledigt wurde.
BuchhaltungGewinnberichtUmsatz, Einstandskosten der Ersatzteile, Auszahlungen an Mechaniker und Marge — je Auftrag und für die Werkstatt im Zeitraum.
Status des Arbeitsauftrags
Man sieht, womit jeder Arbeitsplatz belegt istDer Status beantwortet die eine Frage, die der Inhaber jeden Tag stellt: Warum steht das Fahrzeug immer noch da? Getrennte Werte für das Warten auf die Entscheidung des Kunden und das Warten auf Ersatzteile unterscheiden zwei völlig verschiedene Ursachen für Standzeit — im ersten Fall muss man den Kunden anrufen, im zweiten beim Lieferanten nachhaken.
NeuAuftrag angelegt, Arbeitsumfang nicht abgestimmt
Warten auf KundenFehlerdiagnose erledigt, Entscheidung des Kunden zum Kostenvoranschlag ausstehend
Warten auf ErsatzteileTeil bestellt, Arbeiten ruhen — man sieht, warum der Arbeitsplatz belegt ist
In ArbeitMechaniker arbeitet
ErledigtArbeiten abgeschlossen; genau dieses Datum zählt für die Lohnberechnung
AbgelehntKunde hat abgelehnt, Fehlerdiagnose und Kalkulation bleiben in der Datenbank
GeschlossenAuftrag festgeschrieben: Änderungen gesperrt, Abschlussdatum gespeichert
Wie der Preis einer Arbeit berechnet wird
Kundenpreis und Vergütung des Mechanikers — unabhängig voneinanderDer Tarifierungsmodus wird für jede Auftragszeile gewählt, nicht einmal für die ganze Werkstatt. Daher stehen in einem Arbeitsauftrag problemlos ein Festpreis für den Ölwechsel und eine Abrechnung nach Arbeitswert für eine Aggregatreparatur nebeneinander. Die Vergütung des Mechanikers wird in derselben Zeile eingestellt, aber mit eigener Methode und eigenem Satz: Was die Werkstatt verdient hat und was dem Ausführenden gutgeschrieben wird, sind zwei verschiedene Zahlen, und beide fließen in den Gewinnbericht ein.
Preis × MengeFestpreis für die Arbeit: Ölwechsel, Bremsbeläge je Achse, Reifenmontage pro RadFester Betrag für den Mechaniker pro Arbeitsgang
Arbeitswert × StundenEigener Arbeitswertsatz und Stundenzahl — für Diagnose, Aggregatreparatur, SchweißarbeitenEigener Stundensatz des Mechanikers, abweichend vom Kundensatz
Prozentsatz vom Betrag—Prozentsatz vom Zeilenbetrag, ganze Zahl von 0 bis 100
Was das Programm nicht kann
Damit Sie es nicht erst in der zweiten Woche herausfindenEine Funktionsliste ohne Liste der Einschränkungen ist nutzlos: Über einen Umstieg entscheidet man danach, was fehlt. Hier die ehrliche Aufstellung — wenn davon etwas für Sie entscheidend ist, erfahren Sie es besser jetzt.
- Automatische SMS und Nachrichten an Kunden gibt es nicht: Über die Fertigstellung des Fahrzeugs und den Termin informiert ein Mitarbeiter den Kunden.
- Eine fertige Datenbank mit Herstellerarbeitswerten gibt es nicht — Satz und Stunden werden in der Auftragszeile festgelegt.
- Eine Planung nach Mechanikern gibt es nicht: Der Auslastungskalender wird nach Arbeitsplätzen geführt, der Mechaniker wird in der Arbeitszeile zugewiesen.
- Betriebsstunden als eigenes Feld gibt es nicht: In der Fahrzeugkarte gibt es den Kilometerstand, die Laufzeit wird in der Notiz vermerkt.
- Automatische Wartungserinnerungen an Kunden gibt es nicht — Empfehlungen für den nächsten Besuch werden in der Fahrzeugkarte gespeichert und den Mitarbeitern beim nächsten Auftrag angezeigt.
- Eine eigene Finanzbuchhaltung und Abgabe von Steuerberichten gibt es nicht: Das Programm erfasst das Geld der Werkstatt, ersetzt aber nicht 1C:Buchhaltung.
Rollen und Rechte
Zugriff nach Rolle und PositionKontoadministratoreigenes KontoAlle Rechte innerhalb des Kontos: Benutzer, Rollen, Positionen, Einstellungen
Mitarbeitereigenes KontoNur aktivierte Module und durch die Rolle vergebene Rechte
Häufige Fragen
Kurz und sachlichWas kostet es und wofür zahlen wir?Alle Module sind in jedem Tarif enthalten — wir beschneiden die Funktionen nicht nach Tarif, der Tarif hängt nur von der Größe der Werkstatt ab. Bei der Registrierung schreiben wir 10 000 ₽ gut: Das reicht für 20–30 Tage Nutzung, eine Karte muss nicht hinterlegt werden. Aktuelle Preise finden Sie auf der Tarifseite.
Muss etwas auf dem Computer installiert werden?Nein. Alles läuft im Browser, Server und Installation sind nicht nötig — nur Internet. Dem Mechaniker am Arbeitsplatz genügt ein Smartphone: Annahme, Fotodokumentation und Erledigt-Vermerke werden mobil erfasst.
Lassen sich Daten aus Excel übernehmen?Ja. Üblicherweise übernimmt man Kunden mit Fahrzeugen, die Preisliste der Arbeiten und die Lagerbestände — sie werden einmal in die Verzeichnisse eingetragen. In einer Werkstatt mit 3–8 Arbeitsplätzen ist das ein Wochenende zu zweit; die Historie früherer Jahre muss nicht mitgenommen werden, sie bleibt als Archiv in den alten Dateien.
Was sieht der Mechaniker und was der Inhaber?Der Zugriff wird über Rollen und Rechte eingestellt: Der Mechaniker sieht seine Aufträge und Arbeiten, aber weder Einkaufspreise noch Gewinnbericht; die Annahme arbeitet mit Kunden, Aufträgen und Kasse; der Inhaber sieht alles. Rechte werden pro Modul vergeben, nicht nach dem Prinzip „alles oder nichts“.
Gibt es Kassenführung und Lohnabrechnung für Mechaniker?Ja. Die Kasse wird in Schichten geführt: Öffnung mit Anfangsbestand, Einnahmen und Ausgaben mit Bezug zum Arbeitsauftrag, Bargeldabholung, Abschluss mit Abgleich — ein Fehlbetrag ist innerhalb der Schicht sichtbar. Der Lohn der Mechaniker wird nach erledigten Arbeiten berechnet, nicht nach Augenmaß.
Kann man direkt aus dem Auftrag Ersatzteile bei Lieferanten suchen?Ja, angebunden werden die Kataloge von ProfitLiga, AutoEuro, Armtek, Rossko und AutoSputnik: Preise und Lieferzeiten sehen Sie in der Auftragskarte, die gefundene Position fügen Sie dem Arbeitsauftrag hinzu, ohne die Artikelnummer abzutippen.
Wie wird der Preis einer Arbeit berechnet — nach Preisliste oder nach Arbeitswert?Wie es für Sie bequemer ist, und zwar in einem Auftrag gleichzeitig: Jede Zeile hat ihren eigenen Modus — Festpreis pro Arbeitsgang oder Arbeitswertsatz mal Stunden. Der Satz wird in der Auftragszeile festgelegt, daher können Schlosser-, Aggregat- und Elektroarbeiten zu unterschiedlichen Sätzen berechnet werden. Die Vergütung des Mechanikers wird getrennt vom Kundenpreis eingestellt: nach Stunden, als Festbetrag oder als Prozentsatz vom Zeilenbetrag.
Gibt es im Arbeitsauftrag ein Besichtigungsprotokoll, Fotos und Mängelerfassung?Ja. Auf dem Reiter „Besichtigung“ erfasst der Annehmer Kilometerstand, Tankfüllstand, Ausstattung und Schäden, der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm, Fotos werden mit der Handykamera direkt im Auftrag aufgenommen – alles außer den Fotos wird im Fahrzeugannahmeprotokoll gedruckt. Auf dem Reiter „Mängelerfassung“ wird eine Mängelliste mit Dringlichkeit und Fotos geführt, und jede Zeile wird per Knopfdruck zu einer Arbeit oder einem Ersatzteil; auf dem Reiter „Diagnose“ gibt es ein Blatt nach Baugruppen des Fahrzeugs. Mängelprotokoll und Diagnoseblatt werden als PDF gedruckt.
Wird das Fahrzeug über die FIN ausgefüllt?Ja. Die Schaltfläche „Nach FIN suchen“ in der Fahrzeugkarte füllt leere Felder aus: Marke und Baujahr, das Modell – sofern es in der Entschlüsselungsdatenbank vorhanden ist; bereits Eingetragenes wird nicht überschrieben. Die Schaltfläche „Scan“ erkennt FIN oder Kennzeichen auf einem Foto der Handykamera – die Erkennung läuft im Browser, das Bild wird nicht an den Server gesendet. Bei einem verwackelten Bild funktioniert der Scan nicht, dann wird die Nummer von Hand eingegeben.
Gibt es Online-Terminbuchung für Kunden und Planung der Arbeitsplatzauslastung?Ja. Das Widget für die Online-Terminbuchung wird mit einer Zeile Code auf der Website der Werkstatt eingebunden: Anfragen landen mit Status im Bereich „Online-Terminbuchung“, werden zusätzlich an den Telegram-Bot der Werkstatt gesendet und per Knopfdruck in einen Arbeitsauftrag umgewandelt. In der Planung legt man Arbeitsplätze an — Hebebühnen, Gruben, Prüfstände —, ein Auftrag wird mit Dauer für eine bestimmte Zeit auf einen Arbeitsplatz gelegt, der Kalender zeigt die Auslastung für Tag und Woche. Automatische SMS an Kunden versendet das Programm nicht.
Eignet sich das Programm für eine Lkw-Werkstatt?Ja: Die Lkw-Marken KamAZ, MAZ, MAN, Scania, DAF, Iveco, Shacman, Sinotruk, Foton, Isuzu und Volvo sind im Verzeichnis, eine fehlende Marke oder ein fehlendes Modell kann direkt in der Fahrzeugkarte ergänzt werden, der Fuhrpark eines Transportunternehmens wird in der Karte der Organisation geführt, und der Arbeitswertsatz wird nach Arbeitsart festgelegt. Eine ausführliche Darstellung finden Sie auf der eigenen Seite zur Software für Lkw-Werkstätten.