Für Kfz-Werkstätten, Servicestationen und Reifenservices
Werkstattsoftware für Kfz-Betriebe: Automatisierung von der Annahme bis zum Gewinn
Arbeitsaufträge, Kunden und Fahrzeuge, Ersatzteillager, Lohn der Mechaniker, Kasse und Berichte — statt Heft, Excel und drei verschiedener Programme.
- Läuft im Browser
- Keine Installation nötig
- Alle Module in jedem Tarif
Kunde, Fahrzeug, Arbeiten, Ersatzteile — in einem Fenster. Die Druckformulare sind sofort fertig: Arbeitsauftrag, Fahrzeugannahmeprotokoll, Rechnung. Nichts muss dreimal auf Papier abgeschrieben werden.
Der Gewinn wird für jeden Auftrag berechnet: getrennt nach Arbeiten und nach Ersatzteilen. Am Monatsende müssen keine Hefte abgeglichen werden — der Bericht ist schon fertig.
Prozentsatz, Arbeitswert oder Festpreis — das System rechnet anhand abgeschlossener Aufträge. Der Mechaniker sieht seine Vergütung, Sie den noch auszuzahlenden Betrag.
Werkstatt-Verwaltungsprogramm: was im System enthalten ist
Alle Module in jedem TarifKunde, Fahrzeug, Leistungen, Ersatzteile, Anzahlungen, Dokumente und die gesamte Änderungshistorie — in einer Karte.
Privatpersonen, Einzelunternehmer und Firmen mit Firmendaten. Zu jedem Fahrzeug — FIN, Kennzeichen, Kilometerstand und alles, was je daran gemacht wurde.
Buchungs-Widget für die Website der Werkstatt: Anfragen mit Status, Benachrichtigung in Telegram und Arbeitsauftrag aus der Anfrage per Knopfdruck.
Belegungskalender für Hebebühnen, Gruben und Prüfstände: Ein Auftrag wird für eine bestimmte Zeit auf einen Arbeitsplatz gelegt, man sieht, wann der Arbeitsplatz frei wird.
Was der Kunde aufgeschoben hat — auf der Fahrzeugkarte mit Kilometerstand oder Datum; beim nächsten Auftrag sieht die Annahme es sofort.
Kilometerstand, Tankfüllstand, Ausstattung, Schäden und Kundenunterschrift bei der Annahme, Fotos mit der Handykamera – direkt im Arbeitsauftrag.
Mängel mit Fotos werden per Knopfdruck zu Arbeiten und Ersatzteilen; Diagnoseblatt nach Baugruppen. Beide Protokolle als PDF.
„Inspektion 1“, „Ölwechsel“ und andere typische Pakete aus Leistungen und Ersatzteilen kommen mit einem Klick in den Auftrag.
Arbeitsauftrag, Fahrzeugannahmeprotokoll, Rechnung, Abnahmeprotokoll, Vertrag — PDF und Word mit Ihren Firmendaten.
Bestellung beim Lieferanten, Wareneingang, Abbuchung und aktueller Bestand — ohne parallele Tabelle. Lagerpositionen werden in den Arbeitsauftrag übernommen.
Suche per Artikelnummer bei ProfitLiga, AutoEuro, Armtek, Rossko und AutoSputnik direkt aus dem Arbeitsauftrag.
Drei Berechnungsmodelle, Vergütungen für abgeschlossene Arbeiten, Auszahlungshistorie für jeden Mechaniker.
Schichten, Einnahmen und Ausgaben, Differenz zum Schichtende, Bericht für den Zeitraum als PDF und Excel.
Marge auf Ersatzteile, Umsatz aus Leistungen, Kosten für Mechaniker — für jeden Zeitraum.
Annehmer, Mechaniker, Buchhalter, Leiter — jeder sieht nur seinen Bereich. Module werden nach Bedarf aktiviert.
So sieht es aus
Wie ein Auftrag im Programm abläuft
Von der Annahme bis zur Übergabe- 1. Annahme
Kunde und Fahrzeug
Sie finden den Kunden über die Telefonnummer oder legen einen neuen an – Privatperson, Einzelunternehmer oder Firma mit Rechnungsdaten. Das Fahrzeug wählen Sie aus seinen Autos oder legen es mit Kennzeichen, FIN und Kilometerstand an – Marke und Baujahr werden über die FIN ergänzt. Auf dem Reiter „Besichtigung“ erfassen Sie Tankfüllstand, Ausstattung und Schäden, machen Fotos mit dem Handy, und der Kunde unterschreibt auf dem Bildschirm. Sie drucken das Fahrzeugannahmeprotokoll.
- 2. Arbeitsauftrag
Arbeiten mit Ausführenden
Leistungen kommen aus Ihrem Verzeichnis, für jede wird ein Mechaniker und die Vergütungsart seiner Arbeit festgelegt: Festpreis, Arbeitswert oder Prozentsatz. Der Betrag für den Kunden und die Vergütung des Mechanikers werden sofort berechnet.
- 3. Ersatzteile
Vom Lager oder vom Lieferanten
Ein Ersatzteil wird aus den Lagerpositionen ausgewählt oder per Artikelnummer in den Katalogen von ProfitLiga, AutoEuro, Armtek, Rossko und AutoSputnik gesucht. Für jede Position sind Einkaufspreis, Aufschlag und Verkaufspreis sichtbar.
- 4. Arbeit
Status statt Anrufe
Neu, warten auf Kunden, warten auf Ersatzteile, in Arbeit, erledigt, abgelehnt. Annahme und Inhaber sehen, in welcher Phase jedes Fahrzeug ist, ohne die Arbeitsplätze abzulaufen. Anzahlungen werden mit Datum und Betrag erfasst.
- 5. Übergabe
Dokumente und Zahlung
Arbeitsauftrag, Abnahmeprotokoll, Rechnung und Vertrag werden per Knopfdruck mit Ihren Firmendaten erstellt, als PDF und Word. Die Zahlung läuft über die Kasse der aktuellen Schicht und wird dem Auftrag zugeordnet.
- 6. Ergebnis
Lohn und Gewinn
Ein abgeschlossener Auftrag fließt automatisch in die Vergütungen der Mechaniker und in den Gewinnbericht ein: Umsatz aus Arbeiten, Marge auf Ersatzteile und Kosten für Ausführende — ohne Abgleich von Heften am Monatsende.
Werkstatt-Automatisierung: was nicht mehr von Hand gemacht wird
Werkstatt-Automatisierung ist nicht „ein Computer am Empfang“, sondern der Moment, in dem dieselben Daten nicht mehr mehrfach eingegeben werden und Zahlen, die früher von Hand gerechnet wurden, von selbst erscheinen. Das ändert sich in der Arbeit der Werkstatt nach dem Umstieg auf das Programm.
Für welche Werkstätten es geeignet ist
Kfz-Werkstätten, Servicestationen, ReifenservicesKleine Werkstatt, 1–3 Arbeitsplätze
Der Inhaber nimmt die Fahrzeuge selbst an und führt selbst die Buchhaltung. Wichtig sind Arbeitsauftrag und Dokumente in fünf Minuten, eine übersichtliche Kasse und der Blick darauf, wie viel verdient wurde. Das Programm ersetzt Heft und Excel.
Werkstatt mit 4–8 Arbeitsplätzen
Es gibt einen Annehmer, mehrere Mechaniker und ein Ersatzteillager. Hier lohnen sich Auftragsstatus, Lohnberechnung nach erledigten Arbeiten, Zugriffsrechte und die Ersatzteilsuche bei Lieferanten direkt aus dem Auftrag.
Werkstattkette, 9+ Arbeitsplätze
Mehrere Standorte in einem Konto, Rollen und Positionen für Mitarbeiter, Gewinnbericht für das gesamte Geschäft. Unbegrenzt viele Benutzer in jedem Tarif.
Was kostet eine Werkstattsoftware
Alle Module in jedem TarifDer Tarif hängt nur von der Größe der Werkstatt ab: Arbeitsaufträge, Kunden, Dokumente, Lager, Lieferanten, Kasse, Lohn, Gewinnbericht und Zugriffsrechte sind in jedem enthalten, Benutzer unbegrenzt. Bei der Registrierung werden 10 000 ₽ auf das Konto gutgeschrieben — 20–30 Tage Nutzung, keine Karte nötig. Details auf der Seite Tarife.
Cloud, Box-Lösung oder 1C: was wählen
Werkstattsoftware gibt es in drei Varianten. Box-Lösungen werden auf einem Computer in der Werkstatt installiert: Sie funktionieren ohne Internet, aber Backups, Updates und Zugriff von einem anderen Gerät werden zu Ihrer Aufgabe. Lösungen auf Basis von 1C sind eng mit der Buchhaltung verbunden und flexibel anpassbar, erfordern aber Plattformlizenzen, einen Implementierungspartner und kostenpflichtige Betreuung. Cloud-Lösungen laufen im Abonnement im Browser: Kein Server nötig, der Start dauert einen Tag, der Mechaniker nutzt das Programm am Smartphone, und der Inhaber hat auch von zu Hause Zugriff auf die Daten.
AvtoServisOnline ist ein Cloud-Programm. Wenn das Internet in der Werkstatt unzuverlässig ist, sollten Sie ehrlicherweise eine Box-Lösung in Betracht ziehen; wenn 1C bereits installiert ist und ein Dienstleister vorhanden ist — eine Branchenkonfiguration. Die Preise von acht Programmen laut deren Websites und Formeln zur Umrechnung auf Ihre Werkstatt finden Sie im Vergleich von Werkstattsoftware.
So starten Sie
- Registrieren Sie sich — das Konto mit allen Modulen wird sofort angelegt, 10 000 ₽ werden gutgeschrieben.
- Tragen Sie die Firmendaten der Werkstatt ein: Sie werden in Arbeitsauftrag, Protokoll, Rechnung und Vertrag übernommen.
- Legen Sie das Leistungsverzeichnis mit Preisen und Vergütungsart der Mechaniker an.
- Fügen Sie Mitarbeiter hinzu und weisen Sie ihnen Rollen zu — jeder sieht nur seinen Bereich.
- Übernehmen Sie Kunden, Fahrzeuge und Lagerbestände aus Excel — wie das ohne Verluste gelingt, steht im Artikel zum Umstieg von Excel.
- Bearbeiten Sie die ersten echten Aufträge im Programm und sehen Sie sich den Gewinnbericht an.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen zu jedem Bereich finden Sie in der Dokumentation.
Häufige Fragen
Zur WerkstattsoftwareWas ist eine Werkstattsoftware und wozu braucht man sie?
Es ist ein System, in dem die Werkstatt die gesamte Arbeit am Fahrzeug führt: Annahme, Arbeitsauftrag, Ersatzteile, die Arbeit der Mechaniker, Zahlung und Dokumente. Statt Heft, Excel und einzelner Formulare werden die Daten einmal eingegeben, und Auftragsbetrag, Lohn der Mechaniker und Gewinn werden automatisch berechnet.
Was kostet die Werkstattsoftware AvtoServisOnline?
Drei Tarife je nach Größe der Werkstatt: Start — 9 900 ₽ pro Monat für 1–3 Arbeitsplätze, Service — 14 900 ₽ für 4–8 Arbeitsplätze, Kette — 24 900 ₽ für 9 Arbeitsplätze und mehr. Alle Module und unbegrenzt viele Benutzer sind in jedem Tarif enthalten. Bei der Registrierung schreiben wir 10 000 ₽ gut — das sind 20–30 Tage Nutzung ohne Hinterlegung einer Karte.
Muss das Programm auf dem Computer installiert werden?
Nein, das Programm läuft im Browser auf Computer, Tablet und Smartphone. Server, Backups und Updates liegen bei uns. Für das iPhone gibt es eine App im App Store.
Gibt es eine mobile App für die Werkstatt?
Ja. Die App AvtoServisOnline gibt es für iPhone und iPad im App Store, für Android als APK-Datei zum Download von unserer Website sowie für Windows und macOS. Alle Versionen arbeiten mit demselben Konto: Ein Arbeitsauftrag, der am Fahrzeug auf dem Smartphone angelegt wird, ist sofort am Computer sichtbar. Mit dem Smartphone erledigen Sie die Fahrzeugannahme mit Unterschrift des Kunden, machen Fotos, erfassen VIN und Kennzeichen per Kamera, ändern den Status von Aufträgen und buchen Zahlungen in die Kasse.
Welche Werkstattsoftware sollte man wählen?
Eine Werkstattsoftware sollte die gesamte Arbeit am Fahrzeug in einer Datenbank abbilden: Annahme und Besichtigungsprotokoll, Arbeitsaufträge mit Arbeiten und Ersatzteilen, Lager, Lohn der Mechaniker, Kasse und Gewinnbericht. Prüfen Sie, ob ein eigener Server und Lizenzen nötig sind, ob das Programm auf dem Smartphone funktioniert und was mit den Daten passiert, wenn der Computer ausgetauscht wird. AvtoServisOnline läuft im Browser und in Apps, alle Module sind in jedem Tarif enthalten, und bei der Registrierung werden 10 000 ₽ auf das Konto gutgeschrieben.
Was lässt sich in einer Werkstatt mit dem Programm automatisieren?
Fahrzeugannahme mit Besichtigungsprotokoll und Fotos, Mängelerfassung, Online-Terminbuchung und Auslastung der Arbeitsplätze, Erstellung von Arbeitsaufträgen und Druck der Dokumente, Berechnung der Auftragssumme mit Aufschlag auf Ersatzteile, Lagerverwaltung, Ersatzteilsuche bei Lieferanten, Kasse nach Schichten, Lohnabrechnung der Mechaniker nach erledigten Arbeiten und Gewinnbericht. Alles ist miteinander verbunden: Ein abgeschlossener Auftrag landet sofort in Lohn, Kasse und Gewinn.
Eignet sich das Programm für eine kleine Werkstatt?
Ja. In einer Werkstatt mit 1–3 Arbeitsplätzen beginnt man meist mit Arbeitsaufträgen, Dokumenten und Kasse, die übrigen Module schaltet man nach Bedarf zu — sie sind bereits im Tarif enthalten. Einen eigenen Systemadministrator braucht das Programm nicht.
Lassen sich Daten aus Excel oder einem anderen Programm übernehmen?
Ja. Üblicherweise übernimmt man Kunden mit Fahrzeugen, die Preisliste der Arbeiten und die Lagerbestände — sie werden einmal in die Verzeichnisse eingetragen. Hilfe bei der Übernahme ist in der Betreuung des Tarifs „Service“ enthalten, die Bedingungen stehen auf der Tarifseite.
Wie berechnet das Programm den Lohn der Mechaniker?
Für jede Arbeit im Arbeitsauftrag werden ein Mechaniker und die Vergütungsart festgelegt: fester Betrag pro Arbeitsgang, Arbeitswerte zum Satz des Mechanikers oder Prozentsatz vom Preis der Arbeit für den Kunden. Kundenpreis und Vergütung des Mechanikers werden unabhängig festgelegt, daher ändert eine Preisänderung für den Kunden nicht die Vergütung des Mechanikers, wenn er zum Festbetrag oder nach Arbeitswerten arbeitet. Die Vergütungen sammeln sich aus erledigten Aufträgen, Auszahlungen werden für jeden Mechaniker in der Historie erfasst — die Monatsabrechnung muss nicht aus einem Heft zusammengerechnet werden.
Welche Status hat ein Arbeitsauftrag und was bewirken sie?
Sieben Werte: Neu (Auftrag angelegt, Arbeiten noch nicht begonnen), Warten auf Kunden (Kostenvoranschlag muss abgestimmt werden), Warten auf Ersatzteile (beim Lieferanten bestellt oder Wareneingang im Lager erwartet), In Arbeit (der Mechaniker arbeitet), Erledigt (bereit zur Übergabe), Abgelehnt (der Kunde hat abgelehnt), Geschlossen (Fahrzeug übergeben und bezahlt, der Auftrag wird schreibgeschützt). Die Annahme setzt den Status je nach Fortschritt weiter, die Historie der Übergänge wird gespeichert; sobald der Auftrag auf „Geschlossen“ geht, fließen die Daten in Kasse, Lohn der Mechaniker und Gewinnbericht ein und ändern sich nicht mehr.
Wie beschleunigt das Programm Annahme und Übergabe des Fahrzeugs?
Der Kunde wird über die Telefonnummer gefunden, das Fahrzeug aus seiner Karte übernommen oder per FIN und Kennzeichen angelegt: Marke und Baujahr werden über die FIN ergänzt, FIN und Kennzeichen selbst lassen sich mit der Handykamera einlesen. Auf dem Reiter „Besichtigung“ werden Kilometerstand, Tankfüllstand, Ausstattung, Schäden, Fotos und die Unterschrift des Kunden festgehalten; die Historie früherer Besuche öffnet sich auf derselben Seite. Leistungen werden per Name aus dem Verzeichnis gewählt, Preis oder Arbeitswerte stehen in der Auftragszeile, Ersatzteile kommen aus dem Katalog von fünf Lieferanten oder aus dem Lager. Die Druckdokumente (Fahrzeugannahmeprotokoll, Arbeitsauftrag, Rechnung, Abnahmeprotokoll) werden automatisch mit den Daten des Auftragnehmers erstellt, jedes Dokument hat eigene Nummer und eigenes Datum. Bei der Rückgabe werden Anzahlungen des Kunden von der Rechnung abgezogen, der Auftrag erhält den Status „Abgeschlossen“, der Betrag landet in der Kasse – der Annehmer schreibt nicht dasselbe an drei Stellen ab.
Wie sieht man den Gewinn der Werkstatt für einen Monat?
Im Gewinnbericht für jeden beliebigen Zeitraum. Er wird aus erledigten Arbeitsaufträgen gebildet und zeigt drei Teile: Gewinn aus Ersatzteilen (Verkauf minus Einkauf je Position, Verlustzeilen sind hervorgehoben), Umsatz aus Arbeiten und Kosten für Mechaniker. Das Ergebnis ist der Gewinn aus Ersatzteilen plus Umsatz aus Arbeiten abzüglich der Auszahlungen an Mechaniker. Der Bericht lässt sich nach Mechaniker oder Leistung filtern, sodass man sieht, welche Arbeit tatsächlich Geld bringt.
Wie pflegt man Preisliste und Leistungsverzeichnis im Programm?
Im Verzeichnis „Leistungen“ stehen die Namen der Arbeiten, die die Werkstatt ausführt; der Kundenpreis wird in der Zeile des Arbeitsauftrags festgelegt — als Festbetrag mit Menge oder als Arbeitswertsatz mit Stunden, die Summe berechnet das Programm. Fehlt eine Arbeit, legt die Annahme sie direkt im Auswahlfenster an, bei exakt gleichem Namen entsteht kein Duplikat. Das Umbenennen einer Leistung ändert den Namen in allen Aufträgen und im Gewinnbericht, eine Leistung, die bereits in Aufträgen steht, kann nicht gelöscht werden. Der Gewinnbericht gruppiert Umsatz und Auszahlungen an Mechaniker nach dem Namen der Leistung, deshalb zeigt ein einheitliches Verzeichnis, welche Arbeiten Geld bringen.
Wie findet man Ersatzteile bei Lieferanten direkt aus dem Arbeitsauftrag?
Die Suche per Artikelnummer läuft gleichzeitig bei fünf angebundenen Lieferanten: In einer Tabelle sind Preis, Verfügbarkeit, Lieferzeit und eine Kennzeichnung von Alternativteilen zu sehen. Die gewählte Position wird mit Einkaufspreis, Aufschlag (standardmäßig 30 %, pro Zeile änderbar) und Verkaufspreis, der automatisch neu berechnet wird, in den Auftrag übernommen. Ein Teil aus dem eigenen Lager wird über die Schaltfläche „Vom Lager“ hinzugefügt, der Lagerbestand wird in einem separaten Schritt abgebucht. Der Gewinn aus Ersatzteilen — Verkauf minus Einkauf je Position — fließt in den Gewinnbericht ein.
Wer sieht Einkaufspreise und Löhne?
Wer von Ihnen die Erlaubnis dazu bekommt. Der Zugriff wird über Rollen und Rechte pro Modul eingestellt: Der Mechaniker sieht seine Arbeiten, die Annahme Kunden, Aufträge und Kasse, der Inhaber alles, einschließlich Einkauf und Gewinnbericht.
Worin unterscheidet sich ein Cloud-Programm von einer Box-Lösung und von 1C:Autoservice?
Eine Box-Lösung wird auf dem Computer der Werkstatt installiert, Backups und Updates sind Ihre Sache. Lösungen auf Basis von 1C erfordern Plattformlizenzen und in der Regel einen Implementierungspartner. Ein Cloud-Programm läuft im Abonnement im Browser, ist an einem Tag startklar und braucht keinen Server. Einen ausführlichen Vergleich mit den Preisen anderer Programme finden Sie im Überblick über Werkstattsoftware.
Hilfreich bei der Programmwahl
Acht Programme, drei Bezahlmodelle und wie man den Preis auf die eigene Werkstatt umrechnet.
CRM für Kfz-WerkstättenKunden, Fahrzeuge und Reparaturhistorie in einer Karte.
Software für Kfz-ServicestationenArbeitsaufträge, Ersatzteile und Lohn der Mechaniker in der Servicestation.
Software für Lkw-WerkstättenFuhrpark eines Unternehmens, unterschiedliche Arbeitswertsätze, Standzeiten wegen Ersatzteilen.
Software für Werkstatt und ErsatzteilhandelSuche bei fünf Lieferanten, Aufschlag in der Auftragszeile, Lager und Marge auf Teile.
Buchführung in der Kfz-WerkstattWas man erfassen sollte, wie man es führt und womit man anfängt.
Software für ArbeitsaufträgeWie die Arbeit mit einem Auftrag von der Anlage bis zur Fahrzeugübergabe abläuft.
Umstieg von Excel auf ein ProgrammWas man übernehmen sollte und wie man die erste Woche übersteht.
Probieren Sie es mit Ihren eigenen Aufträgen
Legen Sie ein paar Arbeitsaufträge an — und Sie sehen, wie Gewinn, Lohn der Mechaniker und Lagerbestände berechnet werden. Das Konto wird sofort angelegt, wir helfen bei der Übernahme von Kunden und Fahrzeugen aus Ihrem bisherigen System.
Arbeiten Sie bereits mit dem System? Im Konto anmelden